「担当者にマニュアルを書いてもらえば、ブログ運用の属人化は解消できそう」。引き継ぎといえばマニュアル、という社内の慣行があるため、手順を文書に残せば後任でも回せると考えがちです。ところが、ブログ運用で担当者の頭の中にしか無いのは、作業の手順よりも、誰に向けて何を書くか、どの原稿なら公開してよいかという判断の基準です。判断の基準を文書にしないかぎり、手順のマニュアルをいくら詳しく書いても、後任は次に書く記事を決められません。
本記事では、ブログ運用の属人化で起きる4つのケースから、解消の4つのステップ、担当者が辞める前に引き継ぐ項目まで、記事制作会社の視点で順を追ってお伝えします。
- ブログ運用の属人化で個人に閉じているのは手順より判断の基準で、マニュアルだけでは解消できない
- 解消は可視化、標準化、仕組み化、分業化の順で進め、判断の基準を文書にする前に外注や分業を始めない
- 標準化では、編集ガイドラインより先に、ブログの目的と読者、狙うKWの優先順位を書き出す
- 担当者が辞める前に、CMSやSearch Console、ドメインの名義と、記事ごとに狙うKWの一覧を会社に移す
- 文章の書き味や取材の力は個人に残してよく、組織に移すのは後任が運用を続けるのに要る基準と記録
ブログ運用の属人化で起きる4つのケース
ブログ運用の属人化は、担当者の抱え込みという人の問題ではなく、判断の基準や方針を書き出さないまま運用してきたことから起きます。属人化が表に出るのは、主に次の4つのケースです。
起きていること | 担当者の頭の中にしか無いもの |
|---|---|
企画から入稿まで1人で担っていた担当者が辞めると、更新が止まる | 誰に向けて何を書くかという方針と、過去の成果データ |
編集長が自分の感覚で全記事を直していて、公開が予定より遅れ続ける | どの原稿なら公開してよいかという基準 |
専門職の社員が本業で忙しくなると、記事の質が落ちる | 社内の専門知識 |
担当者が書きたいことを書くようになり、交代するとトーンが変わる | ブログの目的と読者 |
編集長が全記事を直しているブログでは、直しが品質を守っているように見えても、基準がメンバーに伝わらないので書き手が育ちません。編集長が休むと、公開そのものが止まります。
4つのケースで担当者の頭の中にしか無いものは、どれも作業の手順ではありません。方針や目的のような戦略と、公開してよいかの基準や専門知識、過去の成果データのような判断の材料です。属人化の中心にあるのは、作業の手順ではなく判断の基準で、手順を書くマニュアルだけでは、戦略と判断が文書に残りません。
属人化を解消する4つのステップ
ブログ運用の属人化は、可視化、標準化、仕組み化、分業化の4つのステップを、この順番で進めると解消できます。前のステップで書き出したものを次のステップで使うので、順番を入れ替えるとうまくいきません。
制作工程と担当の可視化
最初のステップは、企画、構成、執筆、校閲、入稿、分析の全工程を書き出し、誰がどの作業に何時間かけているかを1枚にまとめることです。1枚にすると、この人が抜けたら何が止まるかが見えます。道具はNotionの1ページでも、Excelの1シートでも構いません。
判断基準の文書化
2つ目のステップでは、可視化した工程のうち、担当者が判断している所を文書にします。書き出す文書は次の4つで、上から順に作ります。
- ブログの方針書：目的、読者、狙うKWの一覧と優先順位
- 編集ガイドライン：文体、表記のルール、NG表現
- 記事構成のテンプレート：導入文、見出しの組み方、まとめ、CTA
- 公開前のチェックリスト：公開してよいかを決める確認項目
方針書を最初に作るのは、担当者が辞めて更新が止まるケースや、交代でトーンが変わるケースで個人に閉じていたのが、誰に向けて何を書くかという戦略の判断だからです。編集ガイドラインやテンプレートは、方針書で決めた読者に合わせて作ります。
文書は担当者本人だけに書かせず、別の人が聞き取って書くと進みます。本人は日々の更新で手一杯ですし、頭の中の判断を言葉にするのは、記事を書くのとは別の技術だからです。
進行管理の仕組み化
3つ目のステップでは、進行管理表をNotionかスプレッドシートで共有し、誰がいつどの記事をどの状態で持っているかを全員が見られるようにします。表記ゆれのチェックツールを使えば、校閲の一部は人の目に頼らずに済みます。お願いで守れることまで仕組みにする必要はありません。仕組みで守るべきことを、担当者へのお願いで済ませないのが、仕組み化の要点です。
役割の分業化
4つ目のステップでは、1人で全部を担う体制をやめ、次の4つの役割に分けます。
- 編集長：方針と判断の基準を決める
- ディレクター：進行を管理する
- ライター：記事を書く
- 校閲：品質を確かめる
分業は人を増やすことではなく、役割を区切ることです。人が足りなければ1人2役でもよく、今は編集長として判断しているのか、ライターとして書いているのかを意識して切り替えます。1人で全部を担っていると、ほかの人が判断を覚える機会が無く、組織として育ちません。
専門職の社員に頼っているブログでは、専門知識を持つ人と書く人を分けると、知識と記事の本数を両立しやすくなります。編集者が現場の社員に聞き取って分かりやすく書く役を受け持てば、専門職の社員は話す時間を出すだけで済むからです。
属人化の解消でよくある2つの失敗
属人化の解消でよくある失敗は、マニュアルを完璧に作ろうとすることと、判断の基準を書き出さないまま外注することの2つです。
マニュアルを完璧に作ろうとすると、完成する前に担当者がいなくなります。全部を書き切らないと意味がないと考え、分厚いマニュアルに数か月をかけているうちに、担当者が異動や退職をして何も残らないことがあるためです。マニュアルは作品ではなく、運用のための道具です。最初の版は制作フローの図1枚とテンプレート1つで足ります。月に1回直していけば十分でしょう。
判断の基準を書き出さないまま外注すると、修正の往復で社内の負担が増えます。トーンや読者像、NG表現などが社内で文書になっていなければ、外部のライターは担当者の頭の中の基準に合わせられません。原稿が戻るたびに社内の担当者が直すことになり、かえって手間が増えて続かなくなります。外注や分業は、判断の基準を文書にした後に進めるものです。
判断の基準を書き出す前に、外注や分業を始めようとしていませんか
外部のライターに任せても修正が減らないときは、先に方針書や編集ガイドラインを整える必要があります。記事コンテンツの制作支援の制作体制構築では、編集者・ライター・監修者のチーム編成から、レギュレーション策定、品質管理フローまでを組み立てます。
属人化を残してよい部分と解消する部分
ブログ運用の属人化は、すべてなくす必要はありません。個人に残してよいのは、文章の書き味や取材で話を引き出す力のような、その人の強みです。組織に移すのは、後任が運用を続けるのに要る判断の基準と記録です。
- 文章の書き味
- 取材で話を引き出す力
- 企画の発想
- ブログの方針と判断の基準
- 制作の手順とテンプレート
- アカウントと権限
- 公開した記事と成果のデータ
エースの担当者の文章力や、編集長のこだわりは、それ自体がブログの強みです。困るのは、強みが個人の中に閉じていて、ほかの人が判断の基準を引き継げないことです。文章の個性まで型に押し込んで誰が書いても同じにすると強みまで失うので、型にするのは判断の基準と手順にとどめます。
属人化をゼロにすることを目標にすると、文書づくりはいつまでも終わらないでしょう。目標は、担当者が1人抜けても更新が止まらない状態に置くのが現実的です。
担当者が辞める前に引き継ぐ5つの項目
担当者の退職や異動が決まり、4つのステップを終えるまで待てないときに先に引き継ぐのは、次の5つの項目です。どれも、担当者がいなくなった後では取り戻すのに手間がかかります。
- アカウントと権限：CMSの管理者、Search Console、GA4、ドメインとサーバーの契約
- KWと記事の対応表：記事ごとに狙っているKWの一覧
- 判断の基準：方針書、編集ガイドライン、公開前のチェックリスト
- 進行中の記事：進行管理表と、書きかけの原稿の保存場所
- 外注先との取り決め：契約の内容、連絡先、支払いの条件
ブログ運用で特に抜けやすいのが、アカウントの名義です。担当者個人のメールアドレスやGoogleアカウントだけで登録されていないかを、退職の前に確かめます。担当者個人のアドレスに届くパスワードの再設定メールやドメインの更新の案内は、担当者が辞めると会社の誰も受け取れなくなるからです。会社で管理するアカウントを各サービスの管理者に加え、ドメインとサーバーの契約者と支払い方法も会社の名義に替えておきましょう。
Search Consoleのヘルプには、プロパティに1人以上の確認済み所有者が必要だと書かれています。確認済み所有者のいないプロパティには、ユーザーがアクセスできません。担当者だけが確認済み所有者なら、会社で管理するアカウントを確認済み所有者に加えてから、担当者を外しましょう。担当者を確認済み所有者から外すときは、担当者の確認トークンをサイトから消す必要があります。
KWと記事の対応表は、後任が同じKWで記事を重ねて書かないために要ります。対応表が無いと、後任は公開済みの記事を全部読まないかぎり、次にどのKWで書けばよいかを決められません。
経営者ブログの担当者が来月辞めます。マニュアルを作ってもらう時間はなさそうですが、何から頼めばよいでしょうか。
Writers-hub編集部
まず、CMSやSearch Consoleの管理者に会社のアカウントを加えてもらってください。次に、記事ごとに狙っているKWの一覧を出してもらい、残りの時間で、記事を企画するときや原稿を直すときに何を見て決めているかを聞き取ります。手順の説明より判断の聞き取りに時間を使うほうが、後任は運用を続けやすくなります。
まとめ｜手順より先に判断の基準を組織に移す
ブログ運用の属人化で担当者に閉じているのは、作業の手順よりも、誰に向けて何を書き、どの原稿を通すかという判断の基準です。工程を見えるようにし、判断の基準を文書にしてから、進行管理の仕組みと分業に進みます。担当者の交代が決まっているなら、アカウントの名義と、KWと記事の対応表を先に会社へ移してください。
4つのステップを一度に始める必要はありません。今週は、企画から分析までの工程ごとに担当者と所要時間を書いた1枚を作り、Notionか共有ドライブに置くところから始めましょう。1枚にすると担当者がいないと止まる工程が分かり、次に何を文書にするかが決まります。
私たち合同会社Writers-hubは、累計8,000記事以上を制作してきました。代表は、記事は質か量かの二択ではなく両方を取るものと考えており、型と検品の無い量産は勧めていません。属人化を解消するために作る方針書やテンプレート、公開前のチェックリストは、記事の本数を増やすときの型と検品にもそのまま使えます。
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