「コンテンツカレンダーの手作業を減らすには、自動化の機能があるツールに乗り換えるしかない」。プロジェクト管理ツールの紹介では、通知や自動化の機能が手間を減らす手段として並ぶため、ツールを替えれば楽になると思われがちです。ところが、手作業の多くは、公開日を手で入れ、記事が遅れるたびに後ろの日付を書き直す表の作りから生まれます。着手日を入れるだけで工程ごとの締め切りが出る表にすれば、スプレッドシートのままでも、遅れたときに直すのは着手日の1か所だけです。
本記事では、手で入れる列を減らす表の作り方から、テーマのストックの持ち方、遅れを工程で防ぐ仕組みまで、累計8,000記事以上を制作してきた記事制作会社の視点で順を追ってお伝えします。
- 手作業が増えるのは、遅れのたびに後ろの日付を人が書き直す表だから
- 人が入れるのはテーマ・着手日・書き手・状況の4列で、締め切りと公開日はWORKDAY関数で出せる
- 締め切りを過ぎた記事は、条件付き書式で行に色を付けて見つけられる
- 月8本なら16本のテーマをためておくと、ネタ出しが遅れても着手が止まらない
- 記事が遅れたら、書き手ではなく記事がたまっている工程を直す
コンテンツカレンダーの手作業が増える原因
コンテンツカレンダーの手作業が増えるのは、公開日だけを並べて管理しているからです。公開日だけの表には工程が書かれていないため、1本が遅れるたびに、後ろの工程の日付を人が数え直して書き換えることになります。
記事1本の工程と、着手する時期の目安は次の4つです。
- KW選定・構成案作成：公開の3週間前
- 初稿の執筆：公開の2週間前
- 編集・校正：公開の1週間前
- 最終チェック・入稿：公開の3日前
公開の3週間前に着手すると、週2本、月8本のペースでは、いつも6本ほどの記事が工程のどこかにある計算です。公開日を並べただけの表は締め切りの一覧にすぎず、6本がそれぞれどの工程にあるかは見えません。カレンダーで管理するのは、公開日ではなく工程です。
手で入れる4列と関数で出す締め切り
手作業を減らす表では、人が入力する列をテーマ・着手日・書き手・状況の4つに絞り、工程ごとの締め切りと公開日は着手日から関数で出します。「いつ出すか」より先に「いつ始めるか」を決めるので、公開日は着手日から決まる結果になります。
表の列と式の例は次のとおりです。締め切りの列では、WORKDAY関数で着手日から数えた営業日後の日付を出します。
列 | 中身 | 入れ方 |
|---|---|---|
A | テーマ（KW） | 手で入力 |
B | 着手日 | 手で入力 |
C | 書き手 | 手で入力 |
D | 状況 | プルダウンで選ぶ |
E | 構成案の締め切り | =WORKDAY(B2,5) |
F | 初稿の締め切り | =WORKDAY(B2,10) |
G | 編集・校正の締め切り | =WORKDAY(B2,12) |
H | 公開日 | =WORKDAY(B2,15) |
WORKDAY関数は、GoogleスプレッドシートでもExcelでも同じ形で使え、土曜と日曜を除いて数えます。祝日や夏季休暇も除くなら、休日の日付を並べた範囲を3つ目の引数に指定してください。記事が3日遅れたら、着手日を3営業日後ろにずらすだけで、残りの締め切りと公開日がまとめて動きます。
※ WORKDAY関数の引数と土日の扱いは、Googleスプレッドシートのヘルプに記載されています。
スプレッドシートで表を作る4つの手順
Googleスプレッドシートで表を作る手順は、次の4つです。
A〜D列の見出しは、テーマ、着手日、書き手、状況の4つです。
E〜H列の2行目に、列の一覧と式の表にある式を入れ、下の行へコピーします。
D2から下（例：D2:D100）を選び、「挿入」メニューの「プルダウン」で選択肢を登録します。選択肢は、構成案・執筆・編集・入稿・公開済みの5つです。
「表示形式」メニューの「条件付き書式」で「カスタム数式」を選び、締め切りを過ぎた行に色が付く式を入れます。
たとえば、初稿の締め切りを過ぎても状況が「執筆」のままの行に色を付けるなら、範囲をA2:H100にして、カスタム数式に「=AND($F2<TODAY(),$D2="執筆")」と入力してください。工程ごとに同じ形のルールを足すと、遅れた記事を探して表を見て回る手間がなくなります。
Web担当者有料のプロジェクト管理ツールに替えれば、手作業はもっと減りますか。
Writers-hub編集部
通知や担当ごとの画面が要る規模なら、ツールの機能は役に立ちます。ただ、公開日を手で入れている限り、どのツールでも遅れのたびに日付を書き直すことになります。先に、手で入れる列を減らしましょう。
ネタ出しで止まらないテーマのストック
テーマのストックは、月8本を回すなら2か月分の16本を目安に持っておきます。月の途中で別の仕事が立て込んだり、取材先の返事が遅れたりしたときに「今月のテーマをどうするか」から考えると、着手が遅れるか、競合を確かめないまま書き始めるかのどちらかになるためです。
ネタ出しは月末に30分ほど時間を取り、翌々月分のテーマ候補を10〜12本出して、検索ボリュームと競合を確かめてから8本に絞ります。毎月8本を使って8本を足すので、来月分と合わせた16本がそろった状態を保てます。余った候補は、翌月のネタ出しに回しましょう。
ネタ出しと執筆は、同じ週に入れないと決めておくと、締め切りに合わせてどちらかの作業時間を削ることがなくなります。テーマ候補の下書きは、生成AIに出させても構いません。ただし、検索ボリュームの数字はAIの回答をそのまま使わず、キーワードツールで確かめます。
人に頼らず工程で遅れを防ぐ仕組み
記事が遅れたときに直すのは、書き手ではなく記事がたまっている工程です。状況の列で絞り込むと、どの工程に何本が止まっているかが分かります。
詰まりやすい工程の1つが、構成案の承認待ちです。書き手は承認が来るまで次に進めず、承認する側にも別の仕事があります。承認に1週間かかれば、後ろの締め切りがすべてずれます。
対策の1つは、承認に期限を決めることです。たとえば「48時間以内に返事がなければ承認とみなして執筆に入る」と、承認する人と先に合意しておきます。賛否のある決め方なので、合意のないまま書き手の判断で始めることはしません。
1人しか担当できない工程があると、担当者が抜けた週は記事が止まります。「臨機応変に」で回す運用が止まるのも、その都度決めていた人が抜けたときです。誰が担当しても同じ手順で進められるよう、次の3つを決めておきます。
- 構成案のテンプレート：KW・ペルソナ・見出し構成・参考URLの4項目を埋めれば、誰でも構成案を出せる
- 校正のチェックリスト：項目を固定し、感覚で判断する「読みやすさチェック」をなくす
- 工程ごとの担当：状況の列を次の工程へ進めるのは、今の工程を終えた人にする
3つを決めておけば、担当者が休んだ週も、残った人が表とテンプレートを見て次の工程に進めます。
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まとめ｜手作業はツールより表の作りで減る
コンテンツカレンダーの手作業を減らす要点は、人が入力する列を絞り、工程ごとの締め切りを着手日から出すことです。まず来月分の記事について着手日を決め、工程を4つに分けて表に並べてみてください。締め切りが重なって回らない週が、公開の前に見えます。
完璧なカレンダーは作れなくても、「今月はどの工程で遅れたか」を説明できるカレンダーなら作れるはずです。説明できれば、翌月は遅れた工程の日数か担当を直せます。
私たち合同会社Writers-hubは、記事は質か量かではなく両方を取るものと考えていて、自社ブログでは毎日記事を公開しています。本数が増えるほど、日付を手で書き直す運用では追いつきません。
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締め切りは見えても、執筆の工程で毎回止まっていませんか
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