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AI導入が失敗する原因と、使う人が一部にとどまる状態の立て直し方
ChatGPTを社内に入れ、研修も開いた。それでも毎日使っているのは詳しい2〜3人だけで、ほかの人は前のやり方に戻っている。このページでは、中小企業のAI導入がこの形で失敗する4つの原因と、AIを使う人を社内に広げる4つの手順を説明します。外の手を借りるなら、どこを任せるかも書きました。
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使う人が一部にとどまるAI導入の失敗
AI導入の失敗事例を分けると、作ったシステムが動かない失敗と、ツールは動くのに使われない失敗があります。このページで扱うのは、ChatGPTのような生成AIを入れたのに使われない失敗です。
使われない失敗は、次のような形で表に出ます。
- 毎日使うのが、AIに詳しい2〜3人だけになっている
- 研修の直後に試した人も、しばらくして元のやり方に戻った
- 同じ仕事にかかる時間に、使う人と使わない人で差が出ている
- 詳しい人が休むと、AIを使っていた仕事が止まる
どれか1つでも当てはまれば、AIは社内の仕事の手順に入っていません。ツールの利用料は毎月かかるのに、仕事のやり方は導入前と同じです。
中小企業のAI導入が失敗する4つの原因
中小企業のAI導入が「一部の人だけが使う」形で止まる原因は、ツールの性能ではなく、仕事の手順の側にあります。
使う業務を決めずに入れている
研修で教わるのは多くの場合、指示文（プロンプト）の書き方のように、どの仕事にも使える使い方です。社員が知りたいのは、自分が毎日している仕事のどこで使うかです。使う業務が決まっていないと、AIを使うのは、自分で使い道を見つけられる人だけになります。
うまくいかなかった人をそのままにしている
AIに頼んで最初の数回で使える答えが返らないと、忙しい人ほど元のやり方に戻ります。指示文のどこを直せばよいかを聞ける相手がいないと、その人はもう試しません。
AIの使い方が手順書に入っていない
AIを使うかどうかが本人に任されていると、社内は使う人と使わない人に分かれます。業務の手順書に「この手順はAIで下書きを作る」と書かれ、使う指示文まで決まって、初めて全員が同じやり方で使います。
詳しい1人に任せきっている
AIに詳しい人を推進役にして任せきると、その人の仕事だけが速くなります。使い方はその人の頭の中にあって手順書にならないので、ほかの人には移りません。生成AIを使う力の差が社内で広がるのは、推進役に任せきったときです。
研修を増やしても生成AIの活用が浸透しない理由
生成AIの活用が浸透しないときによく打たれる手は3つあり、どれも使う人の顔ぶれを変えません。使う業務と手順が決まっていない状態が、そのまま残るためです。
- 研修の追加：使い方の知識は増えますが、自分の仕事のどこで使うかは、研修の後も本人が探すことになります。
- ツールの乗り換え：答えの出来は変わっても、手順書にAIの手順が無いことは変わりません。
- 使った回数の目標：回数を数えると、数を満たすための利用が増え、仕事の手順は前のままです。
直すところは、AIの知識やツールではなく、業務の手順書です。
AIを社内に定着させる4つの手順
失敗しないAI導入は、全社に一度に広げず、1つの業務で全員が使う状態を作ってから次へ進みます。手順は次の4つです。
業務を棚卸しする
毎日・毎週くり返す仕事を書き出し、AIに下書きや整理を任せられる手順と、人が判断する手順に分けます。最初に選ぶのは、くり返しが多く、答えの良し悪しをその場で確かめられる業務です。問い合わせへの返信の下書きや、見積書に添える説明文の下書きが当てはまります。
手順書にAIを使う手順を書き込む
選んだ業務の手順書に、AIを使う手順と、そのとき使う指示文をそのまま書き込みます。使う人は、指示文を毎回考えず、手順書から写して使います。
うまくいかなかった例を持ち寄る
週に1回、うまくいかなかった答えと、そのとき使った指示文を持ち寄ります。指示文を直したら、手順書も書き換えます。推進役の仕事は、自分がAIを使うことではなく、手順書を直し続けることです。
次の業務へ広げる
1つの業務で全員がAIを使うようになってから、次の業務を選びます。最初から全部の業務に広げると、どの業務でも手順が決まらないまま止まりやすくなります。
Writers-hubの社内AI活用の立ち上げ支援
Writers-hubの社内AI活用の立ち上げ支援は、業務の棚卸しから次の業務への展開までを御社と一緒に進め、社内のチームだけで回せる状態まで伴走します。当社は自社でAIツールを5つ以上開発・運用しています。
当社の業務では、記事制作に一気通貫Proを使って作業時間を60%減らし、定型の業務はAIエージェントに任せています。
仕組みをシステムにして自動で回したい場合は、業務効率化・自動化と組み合わせて進めます。
業務の棚卸しから、社内だけで回せるようになるまでの流れ
支援は、次の4つの段階で進めます。
- 業務棚卸し：今の業務の流れをうかがい、AIを使うところを決めます。
- 実践研修：当社が毎日使っている仕組みを教材にし、御社の実際の業務の課題を使って、指示文の設計やツールづくりを手を動かして進めます。
- 定着伴走：週に1回のフォローで使われ方を確かめ、直すところを提案します。
- 社内だけで回す：チームの中で回せる状態にし、必要に応じて御社の業務に合わせたAIツールを追加で作ります。
AI研修の費用には、研修の中身が職務に直接関連する訓練として説明できれば、人材開発支援助成金を使えることがあります。対象になる研修の条件は、AI人材育成の助成金3コースの選び方で説明しています。
AIを使う最初の業務の相談
「うちの仕事の、どこからAIを使えばいいか」から相談できます。
使っているのが一部の人だけという段階でも、そこから始められます。今の業務の流れをうかがったうえで、どこから始めるかを一緒に考えます。
FAQ
よくある質問
- Q. AI研修を受けたのに社内で使われないのは、研修の内容が悪かったからですか？
- 研修の内容だけが原因とは限りません。研修の後に、どの業務のどの手順でAIを使うかが決まっていなければ、どの研修を受けても、使うのは自分で使い道を見つけられる人だけになります。使う業務を1つ決め、手順書に書き込むところから始めます。
- Q. 社内にAIに詳しい人がいなくても始められますか？
- 始められます。最初に選ぶ業務を1つに絞り、使う指示文を手順書に書いておけば、詳しくない人も同じやり方で使えます。当社の支援では、チームの中で手順書を直して回せる状態になるまで付き添います。
- Q. AIを使うことに社員が抵抗するときは、どうすればいいですか？
- 「AIに仕事を取られる」という不安には、AIに任せる手順と人が判断する手順を、業務の棚卸しの段階で分けて見せます。AIで空いた時間を何に使うかも、一緒に決めます。
- Q. 費用はどのくらいかかりますか？
- 対象にする業務の数と、支援の期間で変わります。最初のご相談（オンライン30分程度）は無料で、御社の業務と目標をうかがったうえでご提案します。