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請求書の照合や書類の確認を自動化するには？手作業のミスを減らす方法
請求書と発注書を1件ずつ見比べる。紙で届いた書類の中身をExcelに打ち直す。2人で確かめても、月末には見落としが出る。このページでは、書類の確認や照合で人手のミスが減らない原因と、Excel・既製のツール・専用の仕組みのどれで自動化できるか、その分かれ目を説明します。
費用は一切かかりません・オンラインで30分程度
書類の確認や照合を人の手でやっている状態
請求書の照合作業や書類の確認を人の手でやっている会社では、次のような作業が毎月くり返されています。
- 請求書の金額と品目を、発注書や納品書と1件ずつ見比べる
- 紙やPDFで届いた書類の中身を、Excelや会計ソフトに打ち直す
- 改訂前と改訂後の契約書や規約を並べて、変わった所を探す
- 打ち直した内容を、別の人がもう一度読んで確かめる
書類の確認や照合にかかる時間は件数に比例して増え、月末や改訂の時期に集中します。照合の手順は毎回同じなので、自動化に向いている作業です。
書類チェックで人手のミスが減らない2つの原因
書類チェックで人手のミスが減らないのは、確認のしかたと、書類の形の2つに原因があります。
全件を人が同じ手間で読んでいる
人が全件を同じように読むと、件数が多いほど注意が続かず、見落としが出ます。2人で確かめるダブルチェックも、2人目が「1人目が見たから大丈夫」と考えると、見落としは減りません。合っている書類と食い違っている書類に同じ手間をかけていることが、時間とミスの両方を増やしています。
取引先ごとに書類の形が違う
取引先ごとに請求書の書式が違い、紙・PDF・Excelが混ざっていると、照合の前に打ち直しが要ります。打ち直しの段階で入力ミスが起き、そのミスを照合で見つける作業がさらに増えます。
請求書の照合を自動化する3つの方法
請求書の照合を自動化する方法は、照合する書類がどんな形で手元にあるかで選びます。
1. Excelの関数
発注のデータと請求のデータがどちらもExcelにあるなら、関数で注文番号ごとに金額を照らし合わせ、食い違う行だけに印を付けられます。手元のExcelで今日から始められますが、データをExcelに入れる作業は人の手に残ります。
2. 請求書の照合に対応したクラウドサービス
会計や請求書のクラウドサービスには、請求書の受け取りから発注書・納品書との照合までを扱うものがあります。照合する書類が請求書・発注書・納品書で、取引先の書式がおおむね決まっているなら、最初に検討する方法です。まず、今使っている会計ソフトや請求書のサービスに、請求書の受け取りと照合の機能があるかを確かめます。
3. AI-OCRによる紙の書類の読み取り
AI-OCRは、紙やPDFの書類の文字を読み取ってデータにする仕組みです。紙の書類の転記を自動化でき、読み取ったデータをExcelやクラウドサービスの照合に回せます。手書きの文字は印字より読み誤りが起きやすいため、読み取った結果を確かめる手間は残ります。
3つの方法は、どれも請求書のように項目が決まった書類に向いています。契約書や規約のように文章で書かれた書類や、社内だけで使う台帳や申込書のように会社ごとに形が違う書類は、既製のツールでは照合の対象にしにくくなります。
既製のツールで照合できない書類を任せる仕組み
Writers-hub の業務効率化・自動化では、既製のツールが扱わない書類の確認や照合を、御社の業務の手順に合わせた専用の仕組みにして、AIに任せます。
仕組みは、AIが書類を読んで照らし合わせ、人は結果を確かめる形で作ります。
- AIが、書類どうしの食い違いや、改訂で変わった所を取り出す
- 取り出した結果を、Wordのように担当者がふだん使うファイルで出す
- 担当者は、取り出された所だけを読んで判断する
全件を人が読む代わりに、食い違いと変わった所だけを人が読むので、確認の時間が短くなります。AIも読み誤りをするため、最後の判断は担当者に残します。
紙やPDFの書類から台帳やExcelへの転記のように、照合の前後にある手作業もあわせて自動にできます。
相談のあと、今の確認や照合の流れを書き出して自動にする作業を決め、実際の書類で試しに動かしてから引き渡します。
管理規約の改訂前後を照合する仕組みの事例
あるマンション管理会社では、管理規約を改訂するたびに、改訂前と改訂後のWord文書を人が読み比べていました。数百ページの文書から違いを探すのに時間がかかり、見落としの心配もありました。
Writers-hub は、PythonとAI（Claude）を使って改訂前後の違いを自動で取り出し、比べた結果をWordファイルで出す仕組みを作りました。手作業では見落としやすい細かな違いも取り出せます。
当社の導入実績には、約1万時間分の手作業をAIで自動化した例もあります。
書類の照合の自動化の無料相談
「この書類の確認は自動にできるか」と思う作業があれば、書類の種類と毎月のおおよその件数を教えてください。作業の流れがまとまっていなくてもかまいません。
無料相談はオンラインで30分程度です。Writers-hub は滋賀県彦根市の会社ですが、全国の会社の相談をオンラインで受けています。
FAQ
よくある質問
- Q. 会計ソフトで請求書を照合できているなら、相談する意味はある？
- 請求書と発注書・納品書の照合が会計ソフトで済んでいるなら、その照合は会計ソフトのまま続けるのがよいです。相談に向いているのは、会計ソフトが扱わない書類の確認です。たとえば契約書や規約の改訂前後の比較、社内の台帳と申込書の照らし合わせ、紙の書類からの転記が当たります。
- Q. 紙の書類が多くても自動化できる？
- 紙の書類も、読み取ってデータにすれば照合や転記を自動にできます。手書きの文字は印字より読み誤りが起きやすいので、手書きの書類が多いときは、読み取った結果を人が確かめる手順を残します。
- Q. AIに照合を任せて、間違いは起きない？
- AIも読み誤りや見落としをします。そのため、AIが取り出した食い違いや変わった所を担当者が確かめ、最後の判断は担当者がする形で作ります。全件を人が読む場合より、人が読む量は大きく減ります。