インタビューレポートの書き方｜構成の型と例文、書き出しの決め方

インタビューは終わったのに、レポートの1行目が決まらない。録音も手元のメモも揃っているのに、どこから書けばよいのか分からず、時間だけが過ぎていく。この状態のまま書き始めると、聞いた順に発言を並べただけの文書ができあがり、読んだ相手から「結局、何が言いたいのですか」と聞き返されることになります。

原因は文章力ではありません。インタビューレポートは、公開用のインタビュー記事とは求められるものが違います。読み手は楽しむために読むのではなく、何かを判断したり、組織内で共有したりするために読む。だからこそ、書く前に決めておくべき項目がはっきり決まっています。

本記事では、企業の取材記事や社内向けの報告文書を制作してきた立場から、構成要素、書き方の手順、書き出しの型、提出前の確認事項を整理しました。社内共有・調査報告・大学の課題という3つの用途それぞれについて触れています。

インタビューレポートとは、聞いた話を判断材料に変えた文書

インタビューレポートは、取材や聞き取り調査で得た話を、第三者が読んで使える形に整理した報告文書を指します。似た言葉に取材報告書、ヒアリングシート、インタビュー個票などがありますが、いずれも「聞いた内容を、聞いていない人が判断に使える状態にする」という役割は共通しています。

ここを押さえずに書き始めると、公開用のインタビュー記事の書き方をそのまま持ち込んでしまいがちです。しかし両者は、読み手の置かれた状況からして異なります。

レポートの読み手は、読み終えたあとに何かを決めます。上司であれば次の打ち手を、教員であれば評価を、事業部であれば施策の採否を決める。したがって求められるのは、判断に必要な情報が判断しやすい順番で並んでいることに尽きます。文章表現の巧拙で評価が決まる文書ではありません。凝った言い回しを考える時間があるなら、対象者の選定理由を1行足すほうが読み手の役に立ちます。

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用途で変わる3つのレポートの型

「インタビューレポートの書き方」を調べると、記事の書き方を説明した情報と、調査の分析手順を説明した情報、大学の課題の書き方が混ざって出てきます。どれも間違いではないものの、前提が違うため、そのまま真似ると噛み合いません。まず自分がどの型を書くのかを決めてください。

社内共有・取材報告として書く場合

顧客へのヒアリング、社内の有識者への聞き取り、採用面談の記録などが該当します。読み手は忙しく、全文を読むとは限りません。結論と要点を冒頭に置き、詳細は後ろへ回す順番が向いています。

この型で最も見落とされるのが、「読んだ人に何を判断してほしいか」を明記する欄です。目的欄が「顧客の解約理由を把握するため」で終わっているレポートと、「解約理由を把握し、次期の解約防止施策の対象を絞るため」まで書いてあるレポートでは、読み手の集中の向け方が変わります。

調査（定性リサーチ）の結果を報告する場合

複数人へのインタビューをまとめ、共通する傾向や仮説を提示する文書です。発言そのものと、そこから読み取った解釈は、分けて示してください。読み手が「その解釈は妥当か」を自分で検証できる状態にしておく必要があるためです。

あわせて、対象者の属性、選定基準、実施方法を書き落とさないでください。何人に、どういう基準で、どのくらいの時間をかけて聞いたのか。この情報がないレポートは、結論が正しくても社内で採用されにくいでしょう。

大学の課題や卒業論文として書く場合

評価の対象は結論の目新しさではなく、手続きの妥当性です。なぜその対象者を選んだのか、どういう質問をしたのか、どうやって結果を整理したのかを順に示し、結果と考察を分けて書きます。

学部の課題レポートであれば、はじめに・調査の概要・結果・考察・おわりに、という骨組みで足ります。指導教員から書式の指定がある場合は、その指定が最優先です。ここでの指定は形式的な決まりごとではなく、評価の観点そのものを表していると考えてください。

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インタビューレポートに入れる構成要素

型が決まったら、次は項目の洗い出しです。用途が違っても、レポートに入る要素そのものは変わりません。変わるのは、どの項目に重みを置くかという配分のほうです。

意外に思われるかもしれませんが、実務で効いてくるのは「課題と限界」の欄です。聞けなかったことを書くとレポートの価値が下がると考えて省く方が多いのですが、実際には逆に働きます。限界を書いたレポートのほうが、読み手からの信頼は上がります。結論をどこまで広げてよいかが分かるからです。

Web担当者

社内共有のレポートに、そこまで項目を立てる必要がありますか。相手も忙しいので、要点だけ箇条書きで送るほうが親切な気がします。

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編集部

要点だけで済む場面はあります。ただ、そのレポートが数か月後に別の人へ引き継がれる可能性があるなら、実施概要と対象者は残しておいてください。「いつ、誰に聞いた話か」が分からない情報は、時間が経つと使えなくなります。項目を立てる手間は5分ほどですが、失われた前提を復元する手間は取材のやり直しになりかねません。

引き継ぎの可能性は、書いている時点では判断がつきません。だからこそ、実施概要と対象者の欄は形式的にでも埋めておく価値があります。

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インタビューレポートの書き方5ステップ

構成要素が決まったら、実際に手を動かす順番に入りましょう。ここで大事なのは、文章を書き始める前に済ませておく工程があるという点です。いきなり本文から書き始めると、書きながら構成を考えることになり、結果として何度も書き直すことになります。

5つの工程のうち、書く作業に当たるのは4番目と5番目だけです。残りの3つは、書き始める前に済ませる準備にあたります。

このうち、慣れていない人ほど短く済ませてしまうのが3番目です。逆に、報告文書を書き慣れている人はここに時間を使います。発言をカード状に切り分けておくと、並べ替えが物理的な作業に変わり、「どう書くか」で悩む時間が減るからでしょう。

※ 出典: 名古屋大学「名古屋大学生のためのアカデミック・スキルズ・ガイド｜インタビューで集めたデータをまとめる」

インタビューで集めたデータをまとめる | 名古屋大学生のためのアカデミック・スキルズ・ガイド

🌐 web.cshe.nagoya-u.ac.jp

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書き出しの型と、そのまま使える構成例

書き出しで止まる人は多いのですが、原因のほとんどは文章の問題ではなく、目的が言葉になっていないことにあります。目的が1文で書けていれば、書き出しは型に流し込むだけで済みます。

インタビューレポートの書き出しは、目的、対象者、実施概要、そして結論の予告という順で置くと過不足がありません。凝った導入は不要です。むしろ、読み手が本文を読む前に「この文書は何の話か」を掴める状態にすることを優先してください。

いずれも1段落目で「何を、誰に、なぜ聞いたか」が分かる点は共通しています。読み手はこの数行で、自分がこの文書をどう読むべきかを決めています。

本文の項目立ては、次の骨組みをそのまま使ってかまいません。社内共有であれば考察と次の行動を厚く、学術目的であれば調査の概要と結果を厚くする、という配分の調整だけで足ります。

1. 表題
2. 目的（何を知るために聞いたか／結果を何に使うか）
3. 調査の概要（日時・場所・形式・所要時間・実施者）
4. 対象者（属性・所属・選定した理由）
5. 質問項目（事前に用意した質問／その場で追加した質問）
6. 結果
   6-1. テーマA（発言の引用＋整理）
   6-2. テーマB（発言の引用＋整理）
7. 考察（結果から読み取れること／その根拠となる発言番号）
8. 課題と限界（聞けなかった点／結論の適用範囲）
9. まとめ・次の行動
10. 参考資料（逐語録・質問票・同意の記録）

結果の章をテーマごとに割るか、対象者ごとに割るかは、読み手の関心で決めます。共通点を示したいならテーマごと、個々の事情を伝えたいなら対象者ごとが読みやすくなります。

事実と解釈を分けて書く

インタビューレポートの質を最も左右するのが、この一点です。事実と解釈を同じ段落に混ぜない。書き慣れていない文書ほど、両者が溶け合った状態になっています。

具体的には、次の3つの層を意識してください。層が混ざると、読み手は「どこまでが相手の言ったことで、どこからが書き手の意見か」を判別できなくなります。

第1層は発言そのもので、引用符でくくって示します。第2層はそこから読み取った内容で、地の文として「〜と考えられる」の形で書く。第3層は書き手の提案で、「〜を検討したい」といった形になります。層ごとに文末の形を変えるだけでも、読み手の理解は変わってきます。

もう一点、他の文献や公開資料を引く場合には著作権法上の決まりがあります。公表された著作物は、公正な慣行に合致する方法で、報道や研究など引用の目的上正当な範囲内であれば、許可なく引用できるとされています。出所を明示し、引用部分と自分の記述が区別できる形にしておいてください。

※ 出典: 公益社団法人著作権情報センター「著作権が制限されるのはどんな場合？」（著作権法第32条 引用・転載）

著作権が制限されるのはどんな場合？ | 著作権って何？ | 著作権Q&A | 公益社団法人著作権情報センター　CRIC

著作権情報センター（ＣＲＩＣ）は、著作権の正しい理解と、より良い著作権制度の実現を目指し、著作権思想の普及、著作権関連情報の収集・提供、研究会・研修講座、調査研究、国際協力・交流など多彩に活動しています。

🌐 www.cric.or.jp

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取材相手の個人が特定される情報は、社内文書であっても扱いの検討が必要です。所属や役職を伏せるのか、本人の同意をどう記録するのか。判断に迷う場面では、個人情報保護委員会が公開している法令やガイドラインが一次的な参照先になります。

法令･ガイドライン等 ｜個人情報保護委員会

個人情報保護委員会（PPC)のホームページです。個人情報保護法のガイドライン通則編や外国の第三者への提供編、確認記録義務編、匿名加工情報編、及びQ＆A、政令や規則等を掲載しています。

🌐 www.ppc.go.jp

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分量と枚数の決め方

大学の課題であれば「A4で3枚から4枚」といった指定が出ることがあります。この場合、枚数から逆算するより先に、1行の文字数と1ページの行数を確認してください。書式によって1枚に入る量は大きく変わるため、目安を把握しないまま書くと後から調整する作業が発生します。

分量が決まったら、章ごとの配分を先に決めます。おおまかには、調査の概要に1割、結果に4割から5割、考察に3割から4割、残りをはじめにとおわりに、という配分が扱いやすいでしょう。結果だけで枚数が埋まったレポートは、評価されません。聞いた内容を並べるだけでは、報告としての価値が生まれないためです。

社内共有のレポートに枚数の指定がない場合は、A4で1枚から2枚に収める前提で書くと読まれます。それ以上の情報は別紙や添付資料に回してください。

提出前に確認する項目

書き上げた直後は、自分の書いた文章の粗が見えません。時間を置いてから、次の項目を順に確認してください。実際の制作現場では、この確認を書いた本人以外が行う体制にしています。

• 目的欄の1文と、まとめの結論が対応している
• 結果の章に、書き手の解釈が混ざっていない
• 引用符の中が、発言のままになっている
• 数字、社名、役職、製品名、日付を一次情報で照合した
• 対象者の選定理由が書かれている
• 聞けなかったこと、確認できなかったことを明記した
• 個人が特定される情報の扱いを、本人と合意している
• 見出しだけを追って、全体の流れが分かる

最後の項目は見落とされがちですが、効果が大きい確認です。忙しい読み手は見出しから読みます。見出しを並べただけで骨格が伝わるなら、そのレポートは構成が整っていると判断してよいでしょう。逆に「結果1」「結果2」のような通し番号だけになっている場合は、中身を要約した見出しに書き換えてください。手間は数分ですが、読み手の理解速度が変わります。

公開用の記事まで作るなら、社内で書くか外部に任せるか

社内共有や課題としてのレポートは、原則として当事者が書くべき文書です。一方で、そのインタビューを採用サイトやオウンドメディアの記事として公開するところまで進める場合は、体制の選択肢が出てきます。

社内で書く方式は事業の背景を理解している点で有利ですが、通常業務と並行するため公開までの日数が読みにくく、担当者の異動で止まりやすい弱さがあります。社内報や採用記事の更新が途中で途絶える原因の多くは、書き手がいなくなったことによるものでしょう。

制作会社に任せる方式との違いは、企画や取材設計の段階から関われる点と、編集の確認工程が入る点にあります。書き手が変わっても品質が揺れにくいのは、判断基準が個人ではなく体制側にあるためです。

インタビューレポートでよくある失敗

制作の相談を受けるなかで繰り返し目にする失敗を挙げます。自分のレポートを読み返すときの確認項目として使ってみてください。

インタビューレポートに関するよくある質問

実務や学習の場面で繰り返し聞かれる質問をまとめました。

まとめ

インタビューレポートの書き方は、文章表現の技術ではなく、書く前の決め事でほぼ決まります。誰が何を判断するために読むのかを1文にし、用途に合う型を選び、事実と解釈を分けて並べる。この3つを済ませてしまえば、あとは項目を埋める作業になります。

聞いた話をそのまま並べた文書は、報告ではなく記録です。記録を報告に変えているのは、何を残し、何を捨て、そこから何が読み取れるかを判断した部分にほかなりません。その判断は、実際に話を聞いた人にしか書けません。

合同会社Writers-hubでは、企業の取材記事や社内向けの報告文書を、企画から取材設計、執筆、確認フローの整備まで一貫して支援しています。取材の記録は溜まっているのに文書化が追いついていない、担当者によって書式や粒度が揃わないといった課題があれば、現状の進め方を伺ったうえで、どこを仕組みにできるかからご提案します。