文章構成の基本パターンと型の選び方｜伝わる組み立て方を5ステップで解説

「三段構成や起承転結、PREP法といった型をひと通り覚えれば、文章は組み立てられるはず」。学校では起承転結、社会人になってからの研修ではPREP法と、文章の組み立ては型の名前と並び順をセットで教わってきたため、まずは型を覚えることが出発点だと受け取られやすいのです。ところが、いざ自分の書きかけの原稿に戻ると、どれを当てればよいのかが決まりません。

しかし、企業の記事制作と、社内で書ける体制づくりの両方を支援してきた弊社の立場から言えるのは、覚えた型の数より、選ぶ基準を先に持つほうが早いということです。基本の5つにしても、話の分け方を指すものと結論の置き場所を指すものが混ざっているため、横一列に暗記しても目の前の原稿には当てはめられません。基準を決めてから型の一覧に戻ると、迷う時間は短くなります。

本記事では、基本となる5つのパターンとPREP法・SDS法の使い分けから、型を選ぶときの2つの基準と構成を組む5つの手順まで、記事制作の現場の視点で順を追ってお伝えします。

文章構成とは？何をどの順で伝えるかを決める作業

文章構成とは、伝える内容の順番と、どこに何行使うかを先に決める作業を指します。何を書くかを決める作業と混同されやすいのですが、実際に扱っているのは順番と分量のほうです。

材料が同じでも、並べ方が変われば読み手の受け取り方は変わります。会議の日程変更を伝える連絡文で、変更後の日時を最初に置くか、変更に至った経緯から書き起こすか。含まれる情報は同じでも、後者は最後まで読まなければ用件がつかめません。

文章構成が決めている3つのこと

構成が担う役割を分解すると、次の3点に整理できます。

このうち見落とされやすいのが分量でしょう。伝えたい話題が5つあるとき、すべてを均等な長さで書くと、どれが重要なのかが読み手には判断できなくなります。構成の段階で厚みの差をつけておけば、書きながら「この話はどこまで書くべきか」と迷う場面は減っていくはずです。

構成を決めてから書くと、直しの回数が減る

原稿が差し戻される理由を制作の現場で追っていくと、表現の巧拙よりも、話す順番が読み手の知りたい順と食い違っている場合のほうが多く見つかります。

そして順番の問題は、本文を書き終えてから直そうとすると厄介です。段落をまたいだ大がかりな入れ替えになり、前後のつなぎ言葉まで書き換える羽目になる。構成の段階であれば、見出しの一行を上下に動かすだけで済みます。構成の直しは、本文の直しよりはるかに安いという一点だけでも、先に組んでおく理由になるでしょう。

とはいえ、構成を組む時間そのものを惜しむ声もよく聞きます。この点については、書く分量によって答えが変わります。

Web担当者

構成を組む時間が惜しくて、いつも本文から書き始めてしまいます。結局そのほうが早い気もするのですが。

Writers-hub
編集部

短い連絡文であれば、その進め方でも問題ありません。分かれ目は、話題がいくつあるかです。話題が3つを超えたあたりから、書きながら順番を決める負荷が急に上がります。構成に15分かけて本文の書き直しが1時間減るなら、先に組むほうが合理的だとお考えください。

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文章構成の基本5パターンを整理する

文章構成の基本として挙げられるのは、三段構成、四段構成、頭括式、尾括式、双括式の5つです。ただ、この5つをそのまま横一列に覚えようとすると、かえって選べなくなります。

理由は、5つが同じ軸の話ではないからです。前の2つは話の分け方、後の3つは結論の置き場所を指しています。軸が違うため、実際には「三段構成で頭括式」のように組み合わせて使えるものだと捉えてください。この点を押さえておくだけで、型の見え方は変わってくるはずです。

三段構成（序論・本論・結論）

序論で話題と目的を示し、本論で内容を展開し、結論でまとめる形です。説明文、報告書、論文など、内容を正確に理解してもらう文章と相性がよい構成といえます。

序論の役割は、読み手に「これから何の話をされるのか」を渡すことにあります。ここが曖昧だと、本論で示す情報をどこに置いて読めばよいのか読み手が判断できません。序論は短くてかまわないので、話題と目的だけは明示してください。

四段構成（起承転結）

起で状況を示し、承で話を進め、転で視点を変え、結でまとめる形です。もともとは漢詩の絶句の構成法として知られ、物語やエッセイのように読み進める楽しさが求められる文章で力を発揮します。

一方、ビジネス文書との相性は良くありません。「転」で話が切り替わる構造は、用件を早く知りたい読み手にとって回り道になるからです。社内向けの報告に起承転結を持ち込んで読みにくくなっている文章は、実務でもよく見かけます。

頭括式・尾括式・双括式

こちらは結論の位置による分類です。3つの違いを並べておきます。

3つの違いは、文章のどこに結論のかたまりが置かれるかを図にすると一目でつかめます。

ビジネスの現場で使用頻度が高いのは頭括式です。ただ、いつでも最適とは限りません。結論を先に出す構成の利点と注意点を整理しておきます。

反対されそうな提案では、尾括式に寄せて理由から積み上げるほうが通りやすい場面もあります。頭括式を基本に置きつつ、相手の反応を予想して例外的に崩す。その判断ができる状態が、構成を扱えているということでしょう。

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ビジネス文書とWeb記事で使う文章構成の型

基本パターンをもう少し実務に寄せたものが、PREP法やSDS法といった型です。いずれも頭括式を土台に、間に入れる要素まで決めた形だと捉えると理解しやすくなります。

PREP法

Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論の再提示）の順で組み立てる型です。読み手が「なぜそう言えるのか」を知りたがる主張と、相性がよいといえます。

つまずきやすいのはExampleです。具体例のつもりで一般論をもう一度書いてしまい、実質的に理由の繰り返しになっている文章は珍しくありません。具体例に入れるべきは、数値、固有の場面、実際に起きたことのいずれかです。ここが弱いとPREP法は形だけになります。

SDS法

Summary（概要）、Details（詳細）、Summary（まとめ）の順に並べる型で、事実を手短に共有する場面に向いています。理由や具体例を必須としないぶん、PREP法より短い文章に収めやすい点が利点です。

社内の連絡、議事録の要旨、記事の冒頭文などはSDS法で足ります。相手が納得を必要としていない場面でPREP法を使うと、理由の説明が過剰に感じられてしまう。使い分けの目安は、読み手が根拠を求めているかどうかです。

提案や説得に使う型

相手に行動してもらう文章では、専用の型が使われます。代表的なものを挙げておきます。

• PASONAの法則（問題提起、親近感、解決策、提案、絞り込み、行動）
• CREMA法（結論、理由、根拠、具体例、結論）
• DESC法（描写、説明、提案、選択）

PASONAの法則は販促文で使われることが多く、社内文書に持ち込むと売り込みの印象が強くなりすぎます。DESC法は意見の食い違いを調整する場面、たとえば業務改善の申し入れなどで扱いやすい型です。

型の数を増やすこと自体には、あまり意味がありません。使用頻度で言えば、PREP法とSDS法の2つを確実に使い分けられるだけで、日常業務の文章はほぼ足ります。

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型は覚えるより、選ぶ基準を持つほうが早い

ここまで型を並べてきましたが、実務で効くのは暗記した型の数ではなく、目の前の文章にどれを当てるかを決める基準です。基準は2つで足ります。

基準1．読み手はその話題に関心を持っているか

同じ内容でも、相手がその話題を知りたがっているかどうかで最適な構成は変わります。関心が高い相手であれば、背景や経緯から書き起こしても最後まで読んでもらえるでしょう。

問題は、関心が低い、あるいは業務上の義務で目を通しているだけという場合です。関心が低い相手ほど、結論を前に出す。この原則さえ守れば、構成の失敗の多くは避けられます。読まれない前提で書くという言い方をしてもよいかもしれません。

基準2．相手に求めるのは理解か、納得か、行動か

もう1つの軸は、読み終えた相手に何をしてほしいのかです。求める反応によって、必要な要素が決まります。

行動を求める文章で抜けやすいのが、最後の一手です。理由まで丁寧に書いたのに、いつまでに何をすればよいのかが書かれていない。読み手は納得したまま動かず、後日あらためて催促の連絡を送る流れになります。

なお、あらゆる文書に使える万能の型は存在しないという整理は、公的な文書作成の手引きでも示されています。文化審議会の建議「公用文作成の考え方」は、文書の構成について「公用文の構成には、いつでも使えるような型があるわけではない」と述べ、目的と読み手を整理したうえでその都度工夫するよう求めています。同じ建議では「文書の結論は、できれば最初の段落で示しておく」とも示されました。

※ 出典：文化審議会建議「公用文作成の考え方」（令和4年1月7日）

「公用文作成の考え方」について（建議） | 文化庁

「公用文作成の考え方」について（建議）

🌐 www.bunka.go.jp

外部リンク

迷ったときは頭括式のPREP法に寄せる

2つの基準に照らしても決めきれない場面はあります。その場合の既定値を持っておくと、判断そのものを省けます。

既定値を持つことの利点は、判断の速さだけではありません。書き手が複数いる組織であれば、既定値を共有しておくだけで原稿のばらつきが小さくなり、レビューする側の負担も軽くなります。

わかりやすい文章構成の作り方5ステップ

基準が決まれば、あとは手順です。実務で使っている流れを5段階に分けて示します。所要時間は、2000字程度の文章であれば15分から30分が目安になるでしょう。

3番目の工程だけは、慣れるまで意識的に時間をかける価値があります。見出しを項目名のまま並べた構成は、書き始めてから「この見出しで何を書けばいいのか」と手が止まりやすい。問いの形にしておけば、答えを書けばよいだけになります。

伝わらない文章構成に共通する原因

制作の現場で読みにくいと指摘される文章には、構成の段階で共通した崩れ方があります。あてはまるものがないか確認してみてください。

• 見出しが項目名のままで、その見出しで答える問いが決まっていない
• 同じ階層に、粒度の違う話題が並んでいる
• 結論が末尾にしか書かれておらず、途中で読むのをやめた人に何も残らない
• 1つの見出しで、2つ以上の問いに答えようとしている
• 材料の並び順が、読み手の知りたい順ではなく書き手が調べた順になっている

とくに多いのが2番目の粒度の不揃いです。「費用」「導入手順」「他社比較」「担当者の声」と並んでいたとして、最後の1つだけ抽象度が違う。読み手は無意識に違和感を覚え、全体の見通しを立てにくくなります。

構成の崩れは、短い文でも起きる

構成の話は長文だけのものではありません。数行の連絡文でも、順番次第で伝わり方は変わります。社内向けの案内文を例に見てみましょう。

修正前

先月より進めておりました勤怠システムについて、導入検討の背景としては現行システムの保守期限が今年度末に到来することがあり、また各部署から打刻方法に関する要望が寄せられていたことも踏まえ、複数のサービスを比較したうえで、来月より順次切り替えを行うこととなりました。

用件は最後の一行にしかありません。読み手は経緯を読まされたあとで、ようやく何が起きるのかを知ることになります。

修正後

勤怠システムを来月から順次切り替えます。現行システムの保守期限が今年度末に到来するためです。打刻方法に関する各部署の要望も踏まえ、複数のサービスを比較したうえで決定しました。切り替え日程は、部署ごとに別途ご案内します。

情報は1つも減っていません。順番を入れ替え、一文を短く区切っただけです。それでも、冒頭の一文だけで用件が伝わる文章に変わりました。

公開前に確認したい点検項目

書き上がったら、構成の観点で見直します。誤字の確認とは別に、次の項目を通してください。

• 見出しだけを上から読んで、話の筋が通っているか
• 各見出しが、読み手のどの問いに答えるのか説明できるか
• 冒頭の段落だけで、用件または結論が伝わるか
• 同じ階層の見出しで、粒度が揃っているか
• 中心となる話題に、いちばん多くの分量が割かれているか
• 行動を求める文章なら、期限と手順が書かれているか

1つ目の項目は特に効きます。見出しだけを上から読んで、話の筋が通るかを確かめる作業は、1分もかかりません。ここで筋が通らない構成は、本文をどれだけ丁寧に書き込んでも読み手には伝わらないと考えたほうが安全でしょう。

文章構成に関するよくある質問

現場でいただくことの多い質問を、あらためて整理しておきます。

文章構成は、書く前に決着をつけておく

文章構成でつまずく原因は、型の知識が足りないことではなく、選ぶ基準が手元にないことにあります。読み手はその話題に関心を持っているか、こちらが求めるのは理解か納得か行動か。この2つを先に決めておけば、三段構成もPREP法も迷わず選べるようになるはずです。

そして構成の直しは、本文の直しより圧倒的に軽く済みます。書き出す前の15分を、後工程の1時間と交換していると考えてみてください。文章の構成力とは、書く前に決着をつける習慣そのものだといえるでしょう。

合同会社Writers-hubでは、SEO記事の制作代行と、社内で書ける体制をつくる内製化支援の両方を手がけています。自社で書き続けるか、外部に任せるか。どちらが向いているかは、記事の本数と社内の体制によって変わります。