見積書の自動作成は過去の見積3件で試す｜AIの下書きと比べる手順

「見積書の自動作成は、Excelのマクロを組むか、見積ソフトを入れるところから始めるもの」。見積ソフトやマクロの紹介には、品目を選ぶだけで金額が入る機能が並んでいるので、合う道具を選べば見積ができあがると考えがちです。

ところが、見積のどこまでを自動にできるかは、道具ではなく自社の見積の中身で決まります。単価表から決まる行は自動にできても、現場を見て決める数量や値引きは社長が決めるしかありません。自動にできる行と社長が決める行の境目は、過去の見積3件と単価表をAIに渡して下書きを1件作らせ、自分の見積と比べると分かります。

本記事では、AIに渡す資料の作り方から、直した箇所の数え方、Excelのひな形にする順番まで、社内業務の自動化を請け負う会社の視点で順を追ってお伝えします。

見積書の自動作成を1時間で試す方法

見積書の自動作成を1時間で試す方法は、過去の見積3件と単価表をAIに渡し、最近見積を出した案件の条件から下書きを1件作らせて、自分の見積と比べることです。答えになる見積がすでに手元にあるので、比べるために見積を作り直す時間はかかりません。

費用は、無料で使えるAIなら0円です。時間は、資料の用意と、下書きを頼んで比べる作業に、それぞれ30分ほどを見込みます。

経営者

見積ソフトを入れてしまえば、わざわざ試さなくても見積は自動になるのではないですか。

Writers-hub
編集部

見積ソフトを入れると、品目と単価を選ぶだけで、書式のそろった見積書を作れるようになります。ただ、現場を見て決める数量や値引きは、ソフトを入れた後も社長が入力します。先にAIで1件試すと、自社の見積に数量や値引きの行がどれだけあるかが分かり、ソフトに何を求めるかを決めてから選べます。

いきなりマクロやソフトから始めると、どの行が単価表から決まり、どの行が社長の判断で決まるかを分けないまま作ることになります。判断で決まる行まで計算式で埋めると、例外の案件が来るたびに式を書き換えます。

試す前に用意する過去の見積3件と単価表

AIに渡す資料は、顧客名を消した過去の見積3件と、単価表の2つです。試す案件には、最近見積を出した案件のうち、3件に含めなかった1件を使います。

過去の見積3件の選び方

過去の見積3件は、試す案件と同じ型の案件から、この1年ほどに出したものを選びます。型とは、見積に並ぶ品目がほぼ同じになる案件の種類のことで、外壁の塗装、ホームページの更新作業、金属部品の加工のように分かれます。

1年ほどに絞るのは、見積の単価を今の単価表とそろえるためです。古い見積が混ざると、AIは単価表と古い見積のどちらの金額に合わせるかを決められず、古い単価で書くことがあります。

3件のうち1件は、品目の行がいちばん多い見積にします。品目の抜けが減るかは、下書きと自分の見積を比べて確かめます。値引きの行がある見積も、行と金額を書き換えずに渡し、値引きは頼む文で入れないよう指示します。

顧客名の消し方

顧客名は、見積のファイルを複製し、写しの側で消します。元のファイルを書き換えると、取引先に出した見積の控えが手元に残らなくなるためです。

写しから消す情報は、次の4つです。

• 顧客の会社名と担当者名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 現場や納品先の所在地
• 顧客名が入った案件名

消した所を「顧客A」「顧客B」「顧客C」に置き換えると、AIが3件を別の見積として読み分けられます。品目、数量、単価、金額、注記はそのまま残します。

Excelの見積なら、表の範囲をコピーしてAIの入力欄に貼り付けます。PDFしか無い見積は、品目と数量と単価を表に打ち直します。

単価表のまとめ方

単価表は、1行に1つの品目を書き、品目、単位、単価、条件の4列にまとめます。条件の列には「50個未満は別の単価」のように、単価が変わる条件を書きます。

単価表がまだ無い会社は、選んだ3件の見積から品目と単価を拾い、今の単価に直して作ります。3件に無い品目は、試す段階では足さなくてかまいません。下書きで抜けた品目が分かったときに足します。

AIに入力した内容を学習に使われないか確かめる方法

AIに金額を貼り付ける前に、使うAIの設定とヘルプで、入力した内容がAIの学習に使われるかと、使われない設定があるかの2つを確かめます。顧客名を消しても、単価と金額は取引先に知られたくない自社の情報として残るためです。

GoogleのGeminiでは、設定の「アクティビティの保存」をオフにすると、フィードバックを送った場合を除き、それ以降のチャットはAIモデルの学習に使われません。ただし、オフにしてもチャットは72時間アカウントに残り、応答や利用者の保護のために、人のレビュアーが読むことがあります。仕事用のGoogleアカウントで使う場合は、別のデータ処理の規約が適用されることがあります。

（参考：Gemini アプリのプライバシー ハブ（Google））

ChatGPTなどほかのAIを使う場合も、設定の画面とヘルプで同じ2つを確かめてから貼り付けます。

AIへの下書きの頼み方と自分の見積との比べ方

AIには、単価表と過去の見積3件に試す案件の条件だけを添えて下書きを頼み、自分で作った見積はAIに見せずに比べます。自分の見積を見せると、AIがその金額に合わせて書くので、AIが自力でどこまで作れるかが分からなくなります。

下書きの頼み方

下書きを頼む文は、次の例の〔　〕の中を自社の内容に置き換えて使います。

あなたは〔会社の業種〕の見積担当です。
下の単価表と過去の見積3件を参考に、新しい案件の見積の下書きを1件作ってください。

決まり
・書式は過去の見積と同じ列（品目、数量、単位、単価、金額、注記）にする
・単価は単価表の額を使う。単価表に無い品目は単価を空欄にして「要確認」と書く
・条件から数量を決められない品目は、数量を空欄にして「要確認」と書く
・値引きは入れない
・各行の終わりに、参考にした見積（顧客A〜C）か単価表のどれかを書く

新しい案件の条件
〔お客様から聞いた内容をそのまま書く。何を、どれだけ、いつまでに、どこで〕

単価表
〔単価表を貼り付ける〕

過去の見積
〔顧客Aの見積を貼り付ける〕
〔顧客Bの見積を貼り付ける〕
〔顧客Cの見積を貼り付ける〕

例文で「要確認」と書かせるのは、AIが推し量って埋めた行と、単価表や過去の見積に根拠がある行を見分けるためです。単価表に無い品目の単価は、とりわけ見落とされがちです。AIは過去の見積から近い金額を書くことがあり、決まりを書かないと、根拠の無い単価が正しい単価と同じ見た目で並びます。

案件の条件には、お客様から聞いたままの内容を書き、社長が現場を見て読んだ数量は入れません。条件だけで数量をどこまで出せるかも、試して分かることの1つだからです。

自分の見積との比べ方

自分の見積との比べ方は、品目、数量と単価、注記の順に下書きと見比べ、最後に修正にかかった時間を記録する4つの手順です。

試したあとに見る直した箇所の数と時間

AIの下書きを試したあとに見るのは、直した箇所を種類ごとに数えた数と、下書きを直すのにかかった時間の2つです。直した箇所の種類によって、その部分を自動にできるかどうかが分かれるためです。

直した箇所の4種類

直した箇所は、次の表の4種類に分けて数えます。

下書きを直した時間

下書きを直した時間は、自分で一から見積を作る時間と比べます。直す時間が一から作る時間より短い型は、下書きをAIに任せられます。一から作る時間を覚えていなければ、次に同じ型の見積を作るときに計ります。

直す時間の方が長く、修正の大半が数量なら、その型は社長が決める部分の多い案件です。

1件の結果は、その案件の条件をどこまで細かく聞けていたかにも左右されます。同じ型の案件でさらに2件ほど試し、毎回同じ種類の修正が出るかを見てから、ひな形にするかを決めます。

直した箇所が少なかった型から作るExcelのひな形

Excelの見積のひな形は、試した中で直した箇所が少なかった型の案件から、1つずつ作ります。1つの型で使えると分かってから次の型に移ると、例外の多い型に時間を取られずに済みます。

ひな形の3つの部分

ひな形は、次の表の3つの部分に分けて作ります。

単価を単価表のシートから引いておくと、材料費などが上がったときに単価表を直すだけで、次に作る見積から新しい単価が入ります。出した見積はPDFにして保存しておくと、単価表を直しても控えの金額は変わりません。注記には、試したときに毎回同じだった有効期限や支払いの条件を、決まった文として入れます。

社長が決める4つの部分

社長が決める部分は、ひな形を作る前に書き出し、ひな形の中で色を付けた欄に分けておきます。次の4つは、AIにもひな形にも任せません。

• 値引きの有無と額
• 例外の多い案件の工数
• 現場や図面から読む数量
• 単価表に無い品目の単価

ひな形を作る段階からは、手間が増えます。試した1時間とは別に、単価表を整える時間と関数を入れる時間がかかり、単価が変わるたびに単価表を直す担当も決めておく必要があります。

ひな形ができた後に、AIに毎回の下書きを作らせる手順は見積をAIで作る手順で紹介しています。アプリに移して社員に下書きを任せる場合は、見積書作成アプリで社員に下書きを任せる手順を参考にしてください。

見積の仕組みづくりまで手が回らない場合

見積の仕組みづくりまで社内で手が回らない場合は、試した1件の下書きと、社長が決める部分の一覧を持って、外に任せる方法があります。下書きと一覧があれば、任せる相手に、自社の見積のどこを自動にしてどこを社長が決めるかを最初に伝えられます。

私たち合同会社Writers-hubは、業務効率化・自動化として、定型業務のAI自動化から社内システムの開発までを請け負っています。

続けるかどうかは、試した結果を見て決めてください。続けたいが社内で仕組みにする人がいない場合は、当社が見積の作業を整理し、自社の書式に合わせて下書きを作る仕組みを作ります。料金は内容に合わせて見積もります。