企業向けのAI研修を受けた後の2週間｜社員が仕事でAIを使い始める進め方

「企業向けのAI研修を受けさせれば、社員は次の週から自分の仕事でAIを使い始めるはず」。会計ソフトや勤怠のシステムは、操作を教えれば社員が使い始めたので、AIも研修で操作を覚えれば足りると考えがちです。ところが、会計ソフトと違ってAIは、どの業務にどこまで使ってよいかを会社が決めない限り、社員が仕事で使う場面が決まりません。研修の前後に業務ごとの「AIに下書きさせて人が確かめる」手順を決め、最初の数件は社長か、社内でAIの使い方を広げる担当の社員（以下、推進役）が一緒に進めると、社員は研修で覚えた頼み方を自分の仕事で使えます。

本記事では、研修のあとにAIが使われない会社で起きていることから、研修の前と後に社内でやること、手順を自分で作るときに迷う所まで、記事の下書きを毎日AIで作っている制作会社の視点で順を追ってお伝えします。

「研修を受ければ社員は使い始める」という考え方

「研修を受ければ社員は使い始める」という考え方は、AIの操作を覚えた社員が、使う業務を自分で見つけることを前提にしています。

会計ソフトなら、入れた日から仕訳はソフトで入力すると決まり、経理の担当者は迷わずに使い始めます。AIには、「この業務はAIで下書きする」という決まりが、会社が決めない限りありません。研修で操作を覚えた社員も、自分の仕事のどれにAIを使ってよいかを、一人で決めることになります。AIを使う業務は、研修ではなく会社が決めます。

経営者

うちの社員はスマートフォンにも慣れているので、研修を受ければ自分で使い道を見つけると思うのですが。

Writers-hub
編集部

操作に慣れた社員なら、調べものやメモの整理には自分で使うでしょう。ただ、客に出す文にAIの下書きを使ってよいかと、誰が確かめてから出すかは、社員には決められません。会社が決めていない業務では、社員は元のやり方で仕事を片づけます。

研修のあとに使われない会社で起きていること

研修のあとにAIが使われなくなるのは、研修の翌週に社員が自分の仕事でAIを試し、次の3つの場面のどれかで手が止まるからです。

1件目の下書きに誤りが出たとき

研修の翌週に試した1件目の下書きに誤りが出ると、直し方を聞く相手がいない社員は、「仕事には使えない」と判断してAIを使うのをやめがちです。問い合わせへの返信をAIに頼むと、渡した料金表に無い割引や、自社がしていないサービスが下書きに混ざることがあります。

忙しい週に元のやり方へ戻るとき

忙しい週には、社員はAIを使わずに、慣れたやり方で仕事を片づけます。AIに渡す資料を集め、頼み方の文を考え、出てきた下書きを読む作業は、最初の数回は自分で一から書くより時間がかかることがあるからです。社長が「使ってみて」と声をかけただけでは、どの業務にAIを試す時間を使ってよいかが決まりません。

使ったかどうかを誰も見ていないとき

どの社員がどの業務でAIを使ったかを誰も見ていないと、使われていないことに社長が気づくのが遅れます。気づいたときには、社員がどこで手を止めたかの記録が残っていないので、何を直せば使われるのかも分かりません。

社員がAIを使うかを分ける業務ごとの手順

社員が仕事でAIを使うかどうかは、業務ごとに「AIに下書きさせて人が確かめる」手順が決まっているかで分かれます。

手順で決めるのは、AIと人の受け持ちの境目です。AIの下書きには渡した資料に無い内容が混ざることがあるので、確かめる人と確かめる項目を、最初から手順に入れておきます。AIに任せるのは下書きまでで、客に出すかは人が決めます。

ただ、手順を紙に書いただけでは、渡す資料の過不足や、頼み方の文で伝わらない所は分かりません。最初の数件を社長か推進役が社員と一緒に進めると、手順書に足りない所が見つかったその場で書き足せます。推進役は、社内でAIの使い方を広げ、手順書を直す役の社員です。

研修の前と後に社内でやること

研修の前と後に社内でやることは4つで、3つは研修の日までに終え、残りの1つを研修の翌日から2週間かけて進めます。表と手順書を研修の日までに作っておけば、研修会社に自社の業務を伝え、演習の題材にできるかを相談できます。

業務と確かめる人を決める表

業務と確かめる人を決める表は、AIに下書きさせる業務を1行ずつ書き、下書きさせるものと確かめる人、出す先を並べて作ります。業務は、毎週くり返していて、人が確かめれば外に出せる文章の仕事から3つまでにします。

確かめる人の欄には、その業務を今受け持っている人を書きます。下書きの料金や約束の誤りに気づけるのは、AIの使い方ではなく業務の中身を知っている人だからです。毎週の仕事を書き出して3つに絞る手順は、AI研修を受けても社員が使わない理由で紹介しています。

業務ごとの手順書の4つの欄

業務ごとの手順書は、4つの欄で1業務を1枚にまとめます。見積書の送付を例にした記入例は、次のとおりです。

AIに入れない情報の1枚の紙

AIに入れない情報は、業務ごとの手順書とは別に、全業務に共通の1枚の紙にまとめて社内に配ります。手順書ごとに書くと、業務を増やすたびに書き漏れが出るからです。1枚の紙に書くのは、次の3つです。

• 入れない情報：客の名前と連絡先、見積や請求の金額、取引先から預かった資料は、AIに入れない
• 消してから入れる情報：問い合わせの相談の中身や打ち合わせのメモは、名前と会社名、金額を消してから入れる
• 迷ったときに聞く人：入れてよいか迷ったときに聞く推進役の名前を書く

社員が使うAIサービスは会社で決め、入力した内容をAIの学習に使わせない設定があれば、設定してから社員に使わせます。

研修後の2週間に推進役と進める3件の業務

研修後の2週間は、推進役が社員1人ずつと一緒に、表で決めた業務を3件ずつ進めます。

推進役は1件ごとに、業務の名前と社員の名前、かかった時間、手順書に書き足した所を記録します。2週間の記録がそろったら、書き足した手順書を社内に配り直します。

業務ごとの手順を自分で作るときに迷う所

業務ごとの手順を社内で作るときに迷いやすい所は、推進役を誰にするかと、手順書の条件の書き方、うまくいかない業務の扱いの3つです。

推進役を任せる人

推進役は、社長が務めるか、表で選んだ業務を受け持つ部署の社員に任せます。社長が務めると、外に出してよい条件をその場で決められる一方、社長の予定が埋まった週は同席できなくなります。社員に任せるなら、2週間はその社員の通常の業務を減らし、同席の時間を予定に入れます。

経営者

社内でいちばんAIに詳しい社員に、推進役を任せればいいでしょうか。

Writers-hub
編集部

AIの操作を教えるのには、AIに詳しい社員が向いているでしょう。ただ、外に出してよい条件は、値引きや納期をどこまで社員の判断で書いてよいかという会社の決まりです。AIに詳しい社員に任せる場合も、条件の欄だけは社長が書いてから渡してください。

外に出してよい条件の細かさ

外に出してよい条件には、確かめる人だけで送ってよい場合と、社長か推進役が読んでから送る場合の境目だけを書きます。境目の目安は、金額や納期、値引きのように、客への約束になる文があるかどうかです。

2週間の間に、確かめる人が送ってよいか迷った下書きは推進役に回し、推進役が出した答えを条件の欄に書き足します。

3件でうまくいかない業務の扱い

3件目でも確かめる人が大きく直す業務は、直した所の原因を見て、手順書を直して続けるか、AIに下書きさせる業務から外すかを決めます。原因が、古い料金表を渡していたような資料の問題なら、渡す資料を差し替えて続けます。

クレームへの返信のように、相手ごとに言い方を変える判断が要る業務は、渡す資料を増やしても直す所が減りにくい業務です。AIに下書きさせる業務から外し、表から次の業務を1つ選びます。

手順づくりまで手が回らない場合

手順づくりまで手が回らない場合も、業務の棚卸しや手順書づくり、研修後の2週間の同席は外に任せられます。ただし、AIに入れない情報と外に出してよい条件は、任せても会社が決めます。客の情報の扱いと、客に出す文の中身に責任を持つのは会社だからです。

研修会社に頼む場合は、研修のあとの2週間まで付き合えるかを、見積もりの前に聞きます。見積もりで研修会社に聞く質問は、AI研修のおすすめは研修後に使う業務で決まるで紹介しています。

手順づくりや推進役の役目まで手が回らない場合は、私たち合同会社Writers-hubが、実務で使っているAIツールとプロンプトを教材に、業務の棚卸しから社内で自分たちで使える状態になるまで伴走します。