「AI研修は、1人あたりの受講料が安い会社に頼めば、費用を抑えられるはず」。届いた見積もりは1人あたりの受講料か研修1回の総額で書かれているので、額の小さい方が得に見えます。ところが、研修に払った費用が業務の時間として戻ってくるのは、研修のあと社員がAIを使い、作業時間が減ったときだけです。AI研修の費用は、受講料ではなく、研修のあと社員が使い続ける業務で毎月減る作業時間と比べて判断します。
本記事では、毎月減る額を出す計算の式と記入例から、受講料に入っていない費用、助成金を使う場合に確かめることまで、AIを組み込んで記事を作っている制作会社の視点で順を追ってお伝えします。
- AI研修の費用は、研修のあと社員がAIを使う業務で毎月減る作業時間の額と比べる
- 毎月減る額は、業務ごとに1回あたり減る時間、1人の月の回数、使う人数を掛けて足し、時給を掛けて出す
- 1年目の費用には、受講料のほかに受講中の社員の人件費、AIツールの契約料、手順書を作る社員の人件費を入れる
- 助成金を使う場合も、助成なしで元が取れるかを先に計算し、計画届の期限から研修の開始日を決める
AI研修の費用を受講料だけで比べてよいか
AI研修の費用を1人あたりの受講料だけで比べると、研修のあとに社員がAIを使うかどうかが、比べる材料から抜け落ちます。払った額が戻るかは、研修のあとに減った作業時間で決まるためです。
たとえば受講者10人で、1人3万円の研修と1人8万円の研修の見積もりが届いたとします。3万円の研修を選んでも、受講後に誰もAIを使わなければ減る作業時間は0時間で、受講料の30万円と受講中の社員の人件費はそのまま費用として残ります。8万円の研修でも、受講した社員が毎月の業務で使い続ければ、減った作業時間の分が毎月戻ります。
経営者1人3万円と8万円では倍以上の差があります。中身の違いが分からないなら、安い方でよいのではありませんか。
Writers-hub編集部
受講料だけを見るなら、安い方が得に見えます。ただ、どちらの研修で元が取れるかは、研修のあと社員がどの業務でAIを使い、毎月何時間減るかで決まります。毎月減る時間を先に見込んでおけば、高い方が得になる場合も、どちらでも元が取れない場合も見分けられます。
研修のあと社員がAIを使わなくなる原因は、AI研修を受けても社員が使わない理由にまとめました。
AI研修の費用と比べる毎月減る作業時間
AI研修の費用と比べるのは、研修のあと社員がAIを使い続ける業務で、毎月減る作業時間です。減った時間に時給を掛けた額が、研修で毎月戻ってくる額になります。
研修費は最初にまとめて払う一方、減る作業時間は使い続けた月の数だけ積み上がるので、費用が妥当かは何か月で元が取れるかで判断できます。毎月減る時間に入れるのは、研修のあとも同じ社員が毎月くり返す業務だけです。年に1回の資料づくりは、1回で大きく減っても、毎月戻る額はわずかでしょう。
とりわけ見落とされがちなのが、AIが出した下書きを人が確かめて直す時間です。下書きがすぐに出ても、確かめて直すのに今と同じ時間がかかる業務では、減る時間はほとんどありません。
1回あたり減る時間は、今の1回の作業時間から、AIに下書きさせる時間と、人が下書きを確かめて直す時間を引いた分です。
AI研修の元が取れるかを自社の数字で計算する手順
AI研修の元が取れるかは、研修の前に業務を決めて今の作業時間を測り、毎月減る額と1年目の費用を比べる4つの手順で計算します。記入例の数字は、すべて自社のものに入れ替えます。
毎月くり返していて、複数の社員が担当している業務から、AIに下書きさせて人が確かめれば済むものを3つ選びます。打ち合わせの議事録、問い合わせへの返信、月次の報告書などが当てはまります。
研修の前に、担当の社員に1回あたりの作業時間を3回ほど記録してもらい、平均を出します。研修のあとに測ると、研修前の時間を思い出して書くことになり、減った時間を正しく出せません。
業務ごとに1回あたり減る時間、1人の月の回数、使う人数を掛け、3つの業務を足してから時給を掛けます。時給は、社員の月の給与を月の労働時間で割った額です。
研修費、受講中の社員の人件費、AIツールの年額、手順書を作る社員の人件費を足して1年目の費用を出し、毎月減る額の12か月分と比べます。12か月分の方が大きければ、1年目のうちに元が取れる計算です。
毎月減る額の記入例
毎月減る額の記入例では、受講者8人、時給2,500円とした仮の数字で、3つの業務を合わせると毎月36時間減ります。
業務 | 1回あたり減る時間 | 1人の月の回数 | 使う人数 | 毎月減る時間 |
|---|---|---|---|---|
打ち合わせの議事録 | 30分 | 8回 | 4人 | 16時間 |
問い合わせへの返信 | 10分 | 30回 | 3人 | 15時間 |
月次の報告書 | 60分 | 1回 | 5人 | 5時間 |
合計 | 36時間 |
36時間に時給2,500円を掛けると、毎月減る額は9万円、12か月分で108万円です。
1年目の費用と比べた記入例
1年目の費用は、同じ仮の数字で計算すると103万8,000円です。AIツールの料金は、使うツールの公式の料金ページで確かめた額に入れ替えます。
費用 | 計算 | 金額 |
|---|---|---|
研修費 | 見積もりの総額 | 48万円 |
受講中の社員の人件費 | 12時間×8人×2,500円 | 24万円 |
AIツールの契約料 | 1人月3,000円×8人×12か月 | 28万8,000円 |
手順書を作る社員の人件費 | 4時間×3業務×2,500円 | 3万円 |
合計 | 103万8,000円 |
12か月分の108万円が1年目の費用を上回るので、記入例の会社は1年目のうちに元が取れます。ところが、8人が受講して実際に使うのが半分の4人になると、研修費を半額にしても元は取れません。12か月分で減る額は54万円になり、研修費を24万円に、ツールの契約を4人分の14万4,000円に下げても、1年目の費用は65万4,000円かかるためです。
減る時間が読めないときの逆算
研修の前に何分減るかが読めないときは、元を取るのに毎月減らす必要がある時間を、1年目の費用から逆算します。記入例なら、103万8,000円を12か月と時給2,500円で割ると、毎月34.6時間です。
必要な時間を、3つの業務の月の回数の合計で割ると、1回あたり平均で何分減らせばよいかが出ます。記入例では、議事録32回、返信90回、報告書5回の合計127回で割ると、1回あたり約16分です。回数の多い業務を選ぶほど、1回あたりに減らす時間は短くて済みます。
1回16分減らせそうかは、担当の社員にAIツールで実際に1回試してもらうと見込みが立ちます。試すときは、顧客の名前や金額を消した過去の文面を使います。
研修の1か月後の数え直し
研修の1か月後には、3つの業務でAIを使った社員の人数と1人あたりの回数を数え、記入例の表の使う人数と1人の月の回数を実際の数に置き換えます。1回あたり減る時間も、研修前と同じやり方で3回ほど記録してもらい、見込みの数字と入れ替えます。
計算し直した額が見込みを大きく下回る業務は、使わなかった理由を担当の社員に聞き、手順書を直すか、対象の業務を入れ替えます。使った人数と回数の数え方は、AI研修のおすすめは研修後に使う業務で決まるにまとめました。
AIで下書きさせる業務を3つ選ぶところで、手が止まっていませんか
計算の式は、毎月くり返す業務が決まって初めて使えます。社内AI活用の立ち上げ支援では、当社が実務で使っているAIツールとプロンプト（AIへの指示文）、ワークフローを教材に、業務の棚卸しから一緒に進めます。
AI研修の受講料に入っていない3つの費用
AI研修の受講料に入っていない費用は3つあり、どれも研修会社の見積もりとは別に、自社で額を出します。受講料だけで計算すると、元が取れる月を実際より早く見込みます。
受講中の社員の人件費
受講中の社員の人件費は、研修の時間に受講人数と時給を掛けた額です。研修を業務時間の中で受けるなら、受講している間は通常の業務が進まず、受講した時間の給与は研修のために払う費用になります。
研修の時間が長いほど、1時間あたりの受講料は安く見えても、人件費は時間に比例して増えます。見積もりを比べるときは、受講料と人件費を足した額で比べます。
受講者に、決めた3つの業務を担当しない社員を入れると、その人の受講料と人件費は毎月減る額に結び付きません。受講者は、3つの業務を担当する社員から選びます。
AIツールの契約料
AIツールの契約料は、研修のあとに社員が業務で使うAIツールを、使う人数分契約する費用です。料金は使うツールの公式の料金ページで1人あたりの月額か年額を確かめ、月額なら人数と12か月を、年額なら人数を掛けて、年間の費用にします。
研修で使うツールと会社で契約するツールが違うと、研修で覚えた画面や操作をそのまま業務で使えません。見積もりの段階で、研修で使うツールの名前を研修会社に聞いておきます。
手順書を作る社員の人件費
手順書を作る社員の人件費は、3つの業務ごとに、AIに渡す材料と指示の文、下書きを誰がどう確かめるかを1枚にまとめる時間の給与分です。研修で習うのは使い方の一般的な例なので、自社の業務に当てはめた手順は社内で作ります。
手順書が無いと、受講した社員がそれぞれ自分のやり方で使い、確かめ方もそろわないため、1回あたり減る時間が人によってばらつきます。
AI研修に助成金を使う場合に確かめること
AI研修に助成金を使う場合は、助成金なしでも1年目の費用が戻るかを先に計算し、そのうえで厚生労働省の現行の資料で対象と申請の時期を確かめます。助成金は支給申請の後に支給が決まるもので、見込んだ額を受け取れるとは限らないためです。
AI研修で検討できる国の助成金には、厚生労働省の人材開発支援助成金があります。社内のDX（デジタル技術で業務のやり方を変えること）のために、担当業務に直接使う知識と技能を身につける研修は、事業展開等リスキリング支援コースの対象になることがあります。汎用的なAI・プロンプトの研修、既存のAIツールの操作方法だけを学ぶ研修、コンサルタントによる指導は対象外です。令和8年度の助成率と助成額は次のとおりです。
企業の規模 | 研修の経費の助成率 | 受講中の賃金の助成（1人1時間あたり） |
|---|---|---|
中小企業 | 75％ | 1,000円 |
大企業 | 60％ | 500円 |
eラーニング、通信制、定額制サービスによる研修は経費の助成だけで、賃金の助成はありません。経費の助成には受講者1人あたりの上限があり、研修の時間数と実施方法で変わります。
（参考：令和8年度版 事業展開等リスキリング支援コースのご案内（厚生労働省））
助成を見込む場合は、研修費と受講中の人件費から差し引いて計算し直せます。ただし、研修の経費は支給申請までに会社が全額を払います。助成金が入るまでの資金は先に用意しておきます。
助成金を使う場合に確かめる手順は4つで、研修会社と日程を決める前に始めます。
厚生労働省の人材開発支援助成金のページで、その年度のパンフレットを開きます。受講する社員が雇用保険の被保険者で、研修が通常の業務から離れて受けるOFF-JTであることが主な条件です。時間は、通学制などでは実際に受ける時間が10時間以上、eラーニングや通信制では標準学習時間が10時間以上か標準学習期間が1か月以上です。研修の内容がコースの対象になるかは、カリキュラムを持って管轄の労働局の助成金の窓口に相談します。
社内で研修の計画を進める職業能力開発推進者を選び、事業内職業能力開発計画を作って社員に知らせます。どちらも計画届を出す前に済ませます。
計画届は、通常の研修では研修開始日の6か月前から1か月前までの間に管轄の労働局に出します。定額制のサービスは契約期間の初日の1か月前までなど、研修の種類で期限が違うので、窓口で確かめます。事業展開等リスキリング支援コースでは、事業展開等実施計画も一緒に出します。研修会社とは、計画届を出す日から1か月以上あとを開始日にして日程を決めます。
研修の経費を全額払ったうえで、研修の終了日の翌日から2か月以内に、管轄の労働局に支給申請をします。
（参考：人材開発支援助成金（厚生労働省））
コースごとの違いと、対象から外れやすい研修の型は、AI人材育成の助成金3コースの選び方にまとめました。
研修後の手順づくりまで手が回らない場合
研修後の手順づくりまで社内で手が回らない場合は、業務の手順書づくりを外部に任せ、社内では計算に入れる数字を出す方法があります。時給や業務の回数は、外部に任せても会社が出す数字です。
外部に任せたときも、手順書づくりの費用を1年目の費用に足し、毎月減る額の12か月分と比べます。頼むときに3つの業務と今の作業時間の記録を先に渡すと、手順書の中身が自社の業務に合います。
研修のあと、3つの業務の手順書を作る時間を社内で取れますか
研修で使い方を覚えても、業務ごとの手順書が無ければ、受講した社員ごとに使い方と確かめ方が分かれ、毎月減る時間は見込みに届きにくくなります。当社が実務で使っているAIツールとプロンプト、ワークフローを教材に、業務の棚卸しから、社内で自分たちでできる状態になるまで伴走します。
まとめ｜AI研修の費用は研修後に減る作業時間と比べる
AI研修の費用は、1人あたりの受講料ではなく、研修のあと社員がAIを使い続ける業務で毎月減る作業時間と比べて判断します。受講料が安くても使われなければ費用は戻らず、高くても使い続ければ毎月減る額で戻ります。見積もりを比べる前に、今日から始められることは次の3つです。
- AIで下書きさせる業務を3つ決める
- 3つの業務の今の1回の作業時間を測る
- 1年目の費用と、毎月減る額の12か月分を比べる
計算の式は、どの研修会社に頼む場合にも使えます。研修のあとに使う業務の手順づくりまで任せたい場合は、私たち合同会社Writers-hubが、実務で使っているAIツールとプロンプト（AIへの指示文）を教材に、業務の棚卸しから社内で使える状態になるまで伴走します。
