法人向けのAI研修を頼む前に社内で決める5つのこと｜見積の比べ方

「AI研修は、何社かから見積を取って、カリキュラムと料金を比べれば選べるはず」。ビジネスマナーやExcelの社員研修は、パンフレットのカリキュラムと1人あたりの料金を見比べて決めてきたので、AI研修も同じ選び方で足りそうに見えます。ところが、AI研修の見積は、どの業務を題材にするか、研修の後に何をどこまで支えるかが研修会社ごとに違う前提で作られるため、総額を並べても比べられません。研修会社を比べる前に、研修の対象にする業務や研修の後の目標などを社内で決め、1枚の依頼書にして各社に渡すと、見積を同じ基準で比べられます。

本記事では、研修会社に渡す依頼書の5つの項目と記入例から、見積と提案で確かめる3つの項目、研修の費用と助成金を確かめる手順まで、AIツールとプロンプトを毎日の記事制作で使っている制作会社の視点で順を追ってお伝えします。

AI研修が好評でも翌月に使われないのはなぜか

AI研修が好評だったのに翌月には誰もAIを使っていない状態は、研修当日のアンケートではなく、1か月後の仕事の中で表に出ます。研修の翌月に次のような状態が1つでもあれば、研修の中身より前に、発注のしかたを見直す必要があります。

• AIを使った業務と回数を聞いても、受講した社員の誰も答えられない
• 使い方を質問しようとしたら、研修会社の窓口は研修の当日で終わっていた
• 研修の資料を、受講しなかった社員や新しく入った社員に配ってよいか分からない
• 来年度の研修の予算を決めようにも、研修の前後で何が変わったかを数字で示せない

研修の後に社員がAIを使わなくなる理由と、AIを使う業務の選び方は、AI研修を受けても社員が使わない理由にまとめました。

AI研修の発注時に決めていなかったこと

AI研修の発注のときに決めていなかったのは、研修の後に何が変わっていれば成功かという目的です。目的が無いまま「全社員向けに生成AIの研修をお願いしたい」とだけ伝えると、研修会社は自社の標準の研修を前提に、対象の社員も演習の題材も支援の期間も自分で決めて見積を作ります。

たとえば、全社員に半日の講義を1回行う見積と、部署ごとに自社の書類で演習して研修の後に質問の窓口を付ける見積では、総額が大きく違っても、どちらが高いとは言えません。前提が違う見積どうしでは、総額の差は研修の範囲の差でしかないからです。

研修の後の支援と教材の扱いは、発注のときに決めないと契約に入りません。

経営者

3社から見積を取って、いちばん安い会社に頼めば無駄がないのではないですか。

Writers-hub
編集部

3社から見積を取るのはよい進め方です。ただ、伝えた内容が1行だけだと、3社の金額の差は研修の範囲の差で、安い見積は研修の後の支援が入っていないだけかもしれません。同じ依頼書を3社に渡してから比べれば、安い会社が本当に得かまで分かります。

研修会社に頼む前に社内で決める5つの項目

研修会社に頼む前に社内で決める項目は5つで、決めた内容は1枚の依頼書に書き、見積を頼むすべての研修会社に同じものを渡します。記入例は、問い合わせへの返信と見積の説明文をAIに下書きさせたい、社員30人ほどの会社を想定したものです。

研修の対象にする業務

研修の対象にする業務は、毎週くり返していて、人が確かめてから社外に出す文章の業務から2つか3つ選びます。毎週ある業務なら研修の翌週から使う場面があり、人が確かめる業務なら、AIの下書きに誤りが混ざっても社外に出る前に止められます。

依頼書には、業務の名前に加えて、今その業務で使っている書類の種類を書きます。研修会社は書類の種類を見て、演習の題材にできるかと、事前に何を受け取れば準備できるかを答えられます。

研修を受ける社員

研修を受ける社員は、対象の業務を担当している社員と、その下書きを確かめる上司を合わせて書きます。上司が研修を受けていないと、AIの下書きをどこまで直せば社外に出してよいかの基準が、部下と上司でずれるためです。

人数と、AIをどれくらい使ったことがあるかも書きます。人数は講師の数と演習の進め方に、使った経験は基本の操作から教えるかどうかに関わるので、

AIに入力してよい情報

AIに入力してよい情報の欄には、入力してよいものと入力しないものを、情報の種類で書き分けます。自社サイトに載せている商品の説明は入力してよく、顧客の名前や連絡先、見積の金額は入力しない、という書き方です。

使うAIサービスの名前と、会社で契約した法人向けのプランか、社員が個人で使っている無料版かも書きます。研修会社は、演習で使うAIサービスと入力する例文を、入力してよい情報の欄に合わせて組めます。

研修の後の目標

研修の後の目標は、研修の翌月に数えられる形で書きます。「AIを使いこなせるようになる」と書くと、研修会社は満足度のアンケートや理解度のテストで成果を示すしかなく、各社の提案が目標に届くかを比べられません。

数えられる形とは、「研修の翌月に、決めた2つの業務でAIの下書きを使った件数」のように、業務と期間と数を決めた書き方です。件数は、下書きを確かめる上司が、確かめるたびに業務の名前を共有の表に1行書けば、社員に聞かずに数えられます。

社内の推進役

社内の推進役として、研修会社との窓口になり、研修の後に社員の使い方をまとめる人を1人決めます。対象の業務の下書きを確かめる立場の人を選ぶと、うまくいかなかった下書きを最初に見るので、頼み方のどこを直せばよいかに気づけます。

推進役は、研修の後の1か月に週1回、使い方を確かめる時間を取り、研修の日程と同時に予定に入れます。確認の時間には、受講した社員がうまくいった頼み方の文を持ち寄り、社内の共有の場所に置きます。

見積と提案で確かめる3つの項目

見積と提案で確かめる項目は3つで、どれも研修の後に社員がAIを使い続けられるかに関わります。受け取った見積は、総額をそろえる行と3つの項目の行を並べた次の表に、研修会社ごとに1列ずつ書き込みます。

総額は、1人1時間あたりの額にそろえてから比べます。総額が安くても研修の時間が短ければ、1時間あたりの額は高くなることがあります。

自社の業務を題材にした演習

自社の業務を題材にした演習は、提案書のカリキュラムに、依頼書に書いた業務の名前が入っているかで確かめます。「御社に合わせてカスタマイズ可能」とだけ書かれた提案は、何をどこまで合わせるのかが分からないので、演習の前に渡す資料の形と、打ち合わせの回数を聞きます。

渡す資料は、顧客の名前や金額を消した過去の返信メールのように、依頼書の入力してよい情報の欄に合う形にそろえます。演習で作った頼み方の文を、研修の後も社内で使ってよいかもあわせて確かめます。

研修の後に質問できる期間

研修の後に質問できる期間は、推進役が週1回の確認を行う研修後の1か月を含むかで比べます。社員が迷うのは研修の当日ではなく、自分の業務でAIを使い始めてからだからです。

期間のほかに、質問の方法と回数の上限も確かめます。チャットで質問できても、回答が週1回まとめて返ってくる形なら、社員は回答を待つ間に元のやり方で業務を片づけてしまいます。期間を延ばすときの費用も聞いておくと、1か月で使い方が定まらなかったときに、延ばすか社内で続けるかを費用で判断できます。

社内に残せる教材

社内に残せる教材は、研修で配られた資料や録画を、受講しなかった社員や新しく入った社員にも配ってよいかで確かめます。資料の使い道は契約書の教材の利用範囲で決まり、受講者本人だけに限る契約もあります。

教材を社内で配れる契約なら、推進役が次の年度に入った社員へ同じ内容を教えられ、研修を頼み直さずに済む場合があります。配れない契約なら、研修の後に社内で使う頼み方の文と手順は、自社で書き残す必要があります。

研修の費用と助成金を確かめる手順

研修の費用と助成金は、見積の額をそろえてから助成金を使うかを決め、研修の開始日を計画届の期限から決める順で確かめます。研修会社と日程を決めてから助成金を調べると、計画届の期限に間に合わないことがあるためです。

AI研修に使える国の助成金には、厚生労働省の人材開発支援助成金があります。社内のDX（デジタル技術で業務を変えること）に関わる業務に必要な専門的な知識と技能を身につける研修は、事業展開等リスキリング支援コースの対象になることがあります。中小企業なら、研修の経費の75％が助成されます。研修中の賃金として1人1時間あたり1,000円が助成される実施方法もありますが、eラーニング・通信制・定額制サービスなどは経費の助成のみです。

このコースは令和8年度までの期間限定で、経費の助成には1人あたりの限度額があります。対象になるかは研修の内容ごとに判断されます。

（参考：人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）のご案内（厚生労働省））

研修の費用と助成金を確かめる手順は5つで、上から順に進めます。

助成金のコースごとの違いと、対象から外れやすい研修の型は、AI人材育成の助成金3コースの選び方にまとめました。

業務の整理から手が回らない場合

業務の整理から手が回らない場合は、対象にする業務の洗い出しと、研修の後に業務ごとの頼み方を作る作業を、外部に頼む方法があります。研修会社に頼むのは使い方の研修までにして、業務ごとの手順づくりは別に頼む分け方もできます。

ただし、入力してよい情報の線引きと推進役は、外部に頼んでも会社が決めます。顧客の情報をどこまでAIに渡してよいかは、取引先との約束や社内の規程を知っている会社にしか決められないためです。

まとめ｜AI研修の見積は依頼書をそろえてから比べる

法人向けのAI研修は、研修会社を比べる前に社内で5つの項目を決め、同じ依頼書を各社に渡してから見積を比べます。依頼書に書く5つの項目は次のとおりです。

• 研修の対象にする業務
• 研修を受ける社員
• AIに入力してよい情報
• 研修の後の目標
• 社内の推進役

見積を受け取ったら、総額を1人1時間あたりの額にそろえ、研修の後まで使えるかに関わる3つの項目を表に並べて比べます。助成金を使う場合は、計画届の期限から逆算して研修の開始日を決めます。

依頼書と比べる表は、どの研修会社に頼む場合にも使えます。研修だけでなく、自社の業務ごとの手順づくりまで一緒に進めたい場合は、私たち合同会社Writers-hubが、業務の棚卸しから、社内で自分たちで使える状態になるまで伴走します。