ホームページの業者とのトラブルを防ぐには｜契約前に確かめる5つの項目

「見積もりは、金額とページ数を比べて、条件の合う業者に決めればよい」。見積書には作業の名前と金額が並ぶので、金額で比べるものだと考えがちです。ところが、ホームページの業者とのトラブルの多くは、金額ではなく、サイトとドメインとデータの持ち主、修正の窓口と返事の早さ、何をもって成果とするかといったことを、契約の前に決めていなかったことから起きます。

本記事では、トラブルになる場面とその原因から、頼む前に自分で決めること、見積もりを5つの項目で比べる表の作り方まで、お店のホームページを月額制で作る制作会社の視点で順を追ってお伝えします。

ホームページの業者とのトラブルが起きる4つの場面

ホームページの業者とのトラブルになる場面は、頼む側から見ると、次の4つに分けられます。

作ったのに問い合わせが来ないとき

ホームページを公開しても、電話や問い合わせのフォームから連絡が来ないことがあります。業者に相談すると「ページは見積もりどおりに作りました」という返事になり、何を直すかの話に進みません。どのページの何が足りないのかが分からないまま作り直せば、同じ費用をもう一度かけることになります。

データやログイン情報をもらえないとき

業者を替えようとして、サイトのデータや管理画面のログイン情報を頼んでも、渡してもらえないことがあります。ドメインが業者の名義のままなら、今のURLやメールアドレスを使い続けられるかも、業者の返事しだいです。名義の話がまとまるまでは、次の業者も作り直しに取りかかれません。

修正を頼んでも反映が遅いとき

営業時間や料金の変更を頼んでから、サイトに載るまでに何日もかかることがあります。臨時休業の案内が間に合わなければ、休みの日に来たお客様が、閉まった店の前で引き返すことになります。急ぎの修正を電話で頼んでも、担当者が不在で、誰に伝わったのか分からないこともあります。

原稿の直しで社長の手間が増えるとき

上がってきたページに、店で扱っていない商品や、今とは違う料金が書かれていることがあります。社長が1ページずつ読んで誤りを伝え、直った原稿をもう一度読む作業が、公開まで続きます。

ホームページの業者とのトラブルが起きる4つの原因

ホームページの業者とのトラブルが起きる原因は、頼む前に次の4つを決めていなかったことです。4つとも、頼む側の思い込みと業者のやり方が食い違いやすいことがらです。

契約の前に決めていないことは、業者がふだんのやり方で進めます。業者のやり方が思い込みと違っていても、決めたことが契約書やメールに残っていなければ、どちらが正しいかを確かめにくくなります。

経営者

業者の対応が悪かったのではなく、こちらの頼み方の問題だったということでしょうか。

Writers-hub
編集部

どちらか一方の落ち度と決める話ではありません。業者に悪気がなくても、契約の前に決めていないことは食い違いが起きます。次に頼むときに4つを先に決めておけば、同じ食い違いは起きにくくなります。

4つのうち、何を成果とするかと作る範囲は、業者に頼む前に自分で決められます。持ち主と修正の窓口は、見積もりと契約の場で業者に尋ねて決めます。

頼む前に自分で決めておく3つのこと

業者に見積もりを頼む前に自分で決めておくことは3つあり、どれも紙1枚に書き出せます。

何を成果とするか

成果は、サイトを見た人にしてほしい行動とその数で決めます。電話での予約や問い合わせのフォームの送信のように、してほしい行動を1つ選び、月に何件来れば合格かを書きます。行動が決まれば、業者は電話番号や予約のボタンを、どのページのどこに置くかから考えられます。

見積もりの段階では、件数を業者に約束させるより、決めた件数を毎月の報告で見られるかを尋ねます。報告に電話や問い合わせの件数が載らなければ、サイトが成果につながっているかを判断できないためです。

どこまで作るか

作る範囲は、ページの数と、文章と写真を誰が用意するかの2つで決めます。ページは、メニューと料金、店の場所と営業時間のように、お客様が来る前に知りたい情報ごとに1枚と数えます。

文章を業者に書いてもらうなら、店の事情を話す打ち合わせを何回するかも範囲に入れます。打ち合わせを入れずに書かれた原稿は、店の事情を知らない人の文章になり、社長が直す箇所が増えます。

自分で更新するか

公開した後に、誰が文章や写真を直すかを決めます。営業時間や休みの案内のように、変わった日に載せたい情報だけでも自分で直せる作りにすると、業者の返事を待たずに済みます。全部を業者に任せるなら、頼んでから何日で載るかを、見積もりの段階で尋ねます。

見積もりと契約で確かめる5つの項目

見積もりと契約で確かめる項目は5つあり、5つを行に、見積もりを頼んだ会社を列にした表で比べます。

表は紙に写し、各社に同じ聞き方で尋ねた答えを、1マスに1つずつ書き込みます。表に書くのは、書面で受け取った答えだけにします。営業の担当者が口頭で答えたことは、見積書か契約書、メールの文面に入れてもらってから書き込みます。

サイトとドメインの持ち主

サイトとドメインの持ち主については、ドメインを誰の名義で取るかと、契約が終わった後にサイトが誰のものになるかを尋ねます。「ドメインは御社の名義で取ります」と書面で答える会社なら、表に丸を付けられます。「当社の名義で管理します」という答えなら、名義を自社に移せる時期と、移すときの費用を続けて尋ねます。

今のサイトのドメインの登録者は、次の2つの検索サービスで確かめられます。末尾が「.jp」のドメインはJPRS WHOIS、「.com」「.net」などはICANN Lookupでドメインを検索し、登録者の名前の欄に自社の名前があるかを見ます。

（参考：JPRS WHOIS（日本レジストリサービス）、ICANN Lookup（ICANN））

登録者の名前が見えないこともあります。「example.jp」のような汎用JPドメインと、「〇〇.tokyo.jp」のような都道府県型JPドメインには、登録者名を表示しない設定があります。「.com」などでも、登録者の情報が伏せられていたり、登録を代行するサービスの名前が出ていたりします。

（参考：Whois登録者情報非表示設定（日本レジストリサービス））

名前が見えないときは、ドメインを登録しているサービスの管理画面で、登録者の欄を確かめます。管理画面に入れなければ、業者に頼んで、管理画面の登録者の欄を見せてもらいます。検索サービスごとの調べ方と、業者に名義を尋ねるメールの文例は、ホームページ制作会社がひどいと感じたら｜次に頼む前に決めることで紹介しています。

データとログイン情報の引き渡し

データとログイン情報の引き渡しについては、契約をやめるときに、何をどの形で渡してもらえるかを尋ねます。「データ一式をお渡しします」と答える会社でも、渡す物の中身は会社ごとに違います。今の業者からデータを引き取るときも、次の7つを一覧にして、文面で頼みます。

• ドメインの管理画面に入るIDとパスワード
• サーバーの管理画面に入るIDとパスワード
• サイトの管理画面に入る管理者のIDとパスワード
• サイトのデータ一式
• 文章と写真の元のファイル
• Search ConsoleとGoogleアナリティクスの権限
• Googleビジネスプロフィールのオーナーの権限

受け取ったIDとパスワードは、その日のうちに自社で決めたパスワードに変え、ログインできるかを確かめます。WordPressで作ったサイトは、画像やプラグインなどのファイル一式とデータベースの両方がそろわないと、別のサーバーで同じサイトを表示できません。独自ドメインのメールを使っているなら、メールの設定も一緒に頼みます。

デザインや文章の著作権を誰が持つかも、引き渡しと同じ欄で、契約書に書かれているかを確かめます。

修正の窓口と返事の早さ

修正の窓口と返事の早さについては、修正を誰に何で頼み、何日でサイトに載るかを尋ねます。「担当者がメールで受け、2営業日以内に載せます」のように、窓口と日数がそろった答えなら、そのまま表に書けます。「できるだけ早く対応します」という答えなら、急ぎの修正は何日で載るかを尋ね、日数を契約書か見積書に入れてもらいます。

月額の費用に含む修正の範囲と、含まない修正の料金も、同じマスに書いておきます。含まない修正の料金が分からないまま契約すると、修正を頼むたびに見積もりを待つことになります。

自分で更新できる範囲

自分で更新できる範囲については、管理画面で直せるのが文章だけか、写真の差し替えやページの追加までできるかを尋ねます。「文章と写真は管理画面で差し替えられます」という答えなら、営業時間や料金は業者を待たずに直せます。「更新は当社が行います」という答えなら、急ぎの情報を載せるまでの日数を、修正の窓口と返事の早さのマスで確かめます。管理画面の使い方を、公開の前に教えてもらえるかも尋ねます。

途中でやめるときの費用

途中でやめるときの費用では、次の3つを尋ねます。

• 最低の契約期間
• 期間の途中でやめたときに払う金額
• やめた後のサイトとドメインの扱い

月額制の契約には、初期費用を抑える代わりに、途中でやめると制作費の残りや違約金を払う決まりのものがあります。

金額は、やめる時期ごとに計算できる式で答えてもらいます。「残りの月数×月額」のように式で答えてもらえば、1年目でやめた場合と2年目でやめた場合の金額を、表に並べて書けます。

支払いの相手が業者ではなく、リース会社やクレジット会社になっている契約もあります。支払いの相手が別の会社なら、途中でやめるときの条件は、支払いの相手との契約書で確かめます。

項目ごとの当社の答えと手が回らない場合

私たち合同会社Writers-hubが行うお店向けのホームページ制作では、5つの項目への答えは次のとおりです。

5つを各社に尋ねて表を埋める時間が取れないときは、サイトとドメインの持ち主と、途中でやめるときの費用の2つを先に確かめます。持ち主とやめるときの費用は契約書で決まり、署名した後に変えるには業者との話し合いが要るためです。

当社の場合は、初期費用0円・月額19,800円（税別、最低2年）です。