請求書作成の自動化は1段ずつ｜転記の数で今の段階を確かめる

「請求書のソフトを入れれば、月末の請求書づくりは自動になる」。ソフトの紹介ページには「自動作成」の機能が並んでいるので、どのソフトを選ぶかが自動化の始まりだと思われがちです。ところが、受注のメモや作業の記録を見ながら数量や日付をソフトに入れ直している限り、転記の手間は月末に残ります。請求書の自動化は、今の作り方の段階を確かめ、次の1段だけ進めると続きます。

本記事では、請求書1枚にかかる時間の数え方から、段階ごとに次にやること、インボイス制度で欠かせない項目まで、定型業務の自動化を引き受ける会社の視点で順を追ってお伝えします。

請求書1枚にかかる時間と転記の数え方

請求書づくりの今の段階は、今月の請求書を作るときに3枚を選び、1枚にかかった分と転記した項目の数を記録すると分かります。転記は、受注のメモや納品書、前の月の請求書を見ながら、同じ内容を請求書に書き写すことです。

写した元の書類を書き添えるのは、どこをつなげば転記が減るかが、元の書類で決まるからです。取引先の住所を毎回名刺から写しているなら取引先の表を、数量を受注のメモから写しているなら受注の記録を、請求書とつなぐことになります。

月末の時間には、入金の確認（消込）も含めて数えます。消込は、通帳やネットバンキングの入金の記録と出した請求書を見比べ、入金済みの印を付ける作業です。請求書を作る時間が減っても、消込で取引先の名前と金額を1件ずつ見比べていれば、月末にかかる時間はその分だけ残ります。

消込の時間は、入金の記録を開いてから、入金の無い取引先に連絡するまでを、1か月分まとめて記録します。

数えた結果で分かる請求書づくりの4つの段階

請求書づくりは、毎回手で入れている項目がどこまで残っているかで、次の4つの段階に分かれます。表の上の行から順に、段階が進みます。

段階は、3枚の中で手で入れた項目が最も多かった1枚に合わせて決めます。例外の多い請求書だけ手作業に戻る会社では、月末の時間がその1枚に取られるためです。段階を決めるのは、ソフトの有無ではなく、毎回手で入れる項目の数です。

経営者

うちは請求書のソフトを入れているので、もう自動化はできていると思っていました。

Writers-hub
編集部

ソフトで発行していれば、枠や計算の式を毎回作る手間はなくなっています。ただ、受注のメモを見ながら数量や日付をソフトに入れ直しているなら、転記はまだ残っていて、請求書のソフトで発行する段階にあたります。3枚の記録で、ソフトに入れる前に写した項目がいくつあるかを見てください。

今の段階ごとに次にやること

今の段階で次にやることは、1つ上の段階に上がるための作業1つです。上の段階の作業は、1つ下の段階で作った表やひな形を使うので、順番を飛ばすと、準備をやり直すことになります。

毎回一から作っているとき

毎回一から作っているなら、次にやるのは、全部の取引先で使うひな形を1つに決めることです。今月の請求書から項目がいちばんそろっている1枚を選び、取引先や数量の欄を空けて、ひな形として保存します。取引先ごとに別のファイルを使い続けると、振込先が変わったときに全部のファイルを直すことになります。

保存する前に、インボイス制度で必要な6つの項目の欄があるかと、消費税の計算が税率ごとの合計で1回になっているかを見ます。

次の月に、白紙や前の月のファイルから作る請求書が0枚になれば、Excelのひな形の段階に上がっています。

Excelのひな形に手で入れているとき

Excelのひな形を使っているなら、次にやるのは、取引先の情報と単価を1つの表にまとめることです。同じファイルに「取引先」と「品目」のシートを作り、取引先の名前と住所、品目ごとの単価を1行ずつ書き出します。

請求書のシートでは、取引先と品目をリストから選ぶと、住所と単価が表から入るようにします。リストはExcelの「データの入力規則」で、表から値を引く式はXLOOKUP関数で作れます。XLOOKUP関数が無い古い版のExcelでは、VLOOKUP関数を使います。

単価が請求書のファイルごとに散らばっていると、値上げのたびに、古い単価が残ったファイルを探すことになります。取引先と品目の表は、請求書のソフトに移るときの登録の元にもなります。

請求書のソフトで発行しているとき

請求書のソフトで発行しているなら、次にやるのは、受注の記録とソフトをつなぐことです。まず、紙の受注票、Excelの受注表、予約や販売管理のシステムなど、受注や作業の記録がどこにあるかを書き出します。

受注表がExcelにあるなら、ソフトのCSVの取り込みで、受注表から請求書の明細を作れるかを確かめます。CSVは、表の中身を文字だけで保存したファイルの形式です。取り込める列の形式や、つなげるシステムはソフトごとに違うため、使っているソフトのヘルプで「インポート」か「連携」の項目を開きます。

受注の記録と請求書が別々のままだと、数量が食い違ったときに、どちらが正しいかを現場や取引先に確かめる手間が残ります。

受注の記録から作れているとき

受注の記録から請求書が作られているなら、次にやるのは、入金の確認までつなぐことです。銀行口座の入金の明細を請求書のソフトか会計ソフトに取り込み、請求書の金額と振込の名義で入金済みの印を付けます。口座の明細を取り込めるかは、使っているソフトと銀行の組み合わせで決まります。

最後まで手作業で残りやすいのは、振込の名義が会社名と違う入金です。個人名や略称で振り込む取引先は、振込の名義を取引先の表に書いておくと、名義の違う入金を見比べる手間が減ります。

インボイス制度で請求書に必要な6つの項目

インボイス（適格請求書）には、次の6つの項目を書きます。インボイス発行事業者の登録を受けた事業者は、交付が難しい一定の取引を除き、取引先の課税事業者から求められたときにインボイスを交付する義務があります。

• 交付先の取引先の氏名または名称
• 自社の氏名または名称と登録番号
• 取引年月日
• 取引内容と、軽減税率の対象品目であればその旨
• 税率ごとに分けて合計した対価の額と、適用税率
• 税率ごとの消費税額等

不特定多数に販売する小売業、飲食店業、タクシー業などは、宛先などを省いた簡易インボイスも交付できます。

（参考：インボイス制度について（国税庁））

Excelのひな形で見落としやすいのが、消費税額の1円未満の端数処理です。端数処理は、1枚の請求書につき、税率ごとに1回だけ行います。切上げ、切捨て、四捨五入のどれを使うかは、自社で決めてかまいません。

（参考：適格請求書に記載する消費税額等の端数処理（国税庁））

インボイス発行事業者は、交付したインボイスの写しを保存する義務があります。保存の期間は、交付した日が属する課税期間の末日の翌日から2か月を過ぎた日から7年間です。メールなどデータで送ったインボイスは、データのままか紙に印刷して、同じ期間保存します。

（参考：適格請求書の写しの保存期間等（国税庁））

データのまま保存するときは、訂正や削除の記録が残るソフトを使うなどの対策を取り、画面と紙にすぐ出せるようにしておく必要があります。請求書のソフトを替えるときは、前のソフトで送ったデータを、この状態のまま保存の期間が終わるまで残せるかを確かめます。

（参考：適格請求書に係る電磁的記録を提供した場合の保存方法（国税庁））

次の段階へ自分で進める手順

次の段階へは、1か月に1段ずつ、次の5つの手順で進めます。月末の締めの最中に作り方を変えると締めが遅れるので、準備は締めの前の週に済ませます。

受注の記録と請求書のソフトを、取引先と品目の表が無いまま一度につなぐと、取り込むたびに取引先の名前の表記の違いを手で直すことになります。

請求書のほかに、見積書や納品書でも同じ情報を入れ直しているなら、事務作業の効率化の前に確かめる6つの項目で、どの作業から減らすかを決められます。

つなぐ仕組みを作る手が回らない場合

受注の記録、請求書、入金の記録をつなぐ仕組みを作る時間が取れない場合は、仕組みづくりを任せる方法があります。任せる前に次のことをそろえておくと、依頼先に今の作り方を説明できます。

• 請求書3枚の時間と転記した項目の記録
• 受注や作業の記録を付けている場所
• 使っている請求書のソフトと、入金を受ける銀行

ひな形づくりや、取引先と単価の表づくりまでは、自分で進められます。

受注の記録から請求書を作り、入金の確認までつなぎたいが仕組みを作る時間がない場合は、私たち合同会社Writers-hubが、定型業務の自動化から社内のシステム開発まで引き受けます。料金は個別にお見積もりします。