「事務が多いのは会社が小さいからで、人を増やすか、社長や家族が夜に片付けるしかない」。見積書も請求書も客が増えた分だけ作るので、事務の量は仕事の量に合わせて増えるものと思われがちです。ところが、事務の手間の多くは、作業そのものより、同じ客の名前や数字を紙、FAX、別々のファイルに何回も入れ直していることから起きています。どの作業で同じ情報を何回入れているかを確かめれば、ツールを選ぶ前に、回数の多い所から1つずつつないで減らせます。
本記事では、自分の会社に当てはまるかを確かめる6つの項目から、1週間の記録のつけ方、最初の作業を直す手順まで、制作会社の視点で順を追ってお伝えします。
- 事務の手間を減らす順番は、同じ情報を入れた回数で決める
- 1週間、作業ごとに入れた回数とかかった分を表に書くと、最初に直す作業が決まる
- 直すときは、何回も入れている客の名前や住所などを1つの台帳にまとめ、書類はその台帳から作る
- 直した後の1週間で同じ作業の時間を記録し、直す前の週と比べる
事務作業で当てはまるかを確かめる6つの項目
事務作業に同じ情報の入れ直しが残っているかは、次の6つの項目に〇×を付けると分かります。当てはまる項目に×、当てはまらない項目に〇を付けてください。
- 同じ客の名前や住所を、2か所以上に入力している
- FAXや紙で届いた注文を、手で打ち直している
- 毎月同じ書類を、一から作っている
- 最新のファイルを探す時間がある
- 数字を電卓で集計して、表に書き写している
- 社長しか分からない手順がある
どれから直すかは、×の数ではなく入れ直す回数で決めます。×が1つだけでも、毎日何十回とある入力なら、月に1回の作業より多くの時間を取っていることがあるからです。
同じ情報の入れ直しが当たり前になる理由
同じ情報の入れ直しが続くのは、入れ直しが「事務はこういうもの」として見直されないまま残ってきたからです。見積書はWordの雛形、請求書は会計ソフト、客の連絡先は手書きの台帳というように、書類ごとの道具は必要になった時期にばらばらに選ばれていることがあります。道具どうしがつながっていないので、客の名前や住所は、書類を作るたびに人が入れ直すことになります。
社長や家族が自分で片付けている事務は、かかった時間を誰も記録しません。請求書1枚に客の名前を何回打っているかを数えたことがなければ、入れ直しに時間を取られていることにも気付きにくいはずです。1件の注文で見積書、納品書、請求書を作り、顧客台帳にも書くと、同じ客の名前と住所を4回入れることになります。
もう1つの理由は、入れ直しをなくすには専用のソフトを買うか、表計算に詳しい人が要ると思っていることです。
経営者Excelは数字を打って合計を出すくらいしか使っていないので、表どうしをつなぐのは私には難しそうです。
Writers-hub編集部
表計算の関数を一通り覚えようとすると、確かに時間がかかります。ただ、入れ直しを減らすのに使うのは、台帳から客の名前や住所を引いてくる関数1つくらいです。今あるExcelやGoogleスプレッドシートで作れるので、新しいソフトを買う前に試せます。
6つの項目ごとの、やめると変わること
6つの項目は、どれもやめると同じ情報を扱う回数が減り、入れ直していた時間と打ち間違いが減ります。
客の名前や住所の二重入力
客の名前や住所を2か所以上に入れるのをやめると、書類ごとの打ち間違いと、住所が変わったときの直し漏れが減ります。同じ住所が3か所にあれば、客が引っ越したときに3か所とも直す必要があります。1か所でも直し忘れれば、請求書の届き先は古い住所のままです。
客の情報は台帳の1つの表にだけ入れ、書類はその表から引いてきます。見積書や請求書には客の番号だけを入れ、名前と住所はVLOOKUP関数で台帳から表示させます。VLOOKUP関数は、表の左端の列から客の番号などを探し、同じ行の名前や住所を返す関数で、ExcelでもGoogleスプレッドシートでも使えます。
客の番号は台帳のいちばん左の列に置き、番号と完全に一致する行だけを返す指定にします。近い番号の行を返す指定にすると、別の客の名前が請求書に入ることがあります。
（参考：VLOOKUP 関数（Microsoft サポート））
FAXや紙の注文の打ち直し
FAXや紙で届いた注文の打ち直しをやめると、注文の多い日ほど延びていた入力の時間と、数量や品番の読み違いが減ります。FAXの手書きの数字やかすれた文字を読み違えると、間違った数量のまま出荷や請求に進んでしまいます。
やめ方は、注文の多い取引先から1社ずつ、決まった形の入力フォームか表計算のファイルで送ってもらえないかを相談することです。紙やFAXに慣れた取引先もいるので、FAXでの受付はしばらく残します。取引先の注文を入力フォームで受けて1つの表にためる手順は、業務自動化はツール選びの前に転記を数えるにまとめました。
毎月一から作る同じ書類
毎月同じ書類を一から作るのをやめると、会社名や振込先を打ち直して書式を整える時間が要らなくなります。毎月作る書類には、会社名や振込先のように変わらない部分と、日付や数量のように毎月変わる部分があります。一から作ると、変わらない部分まで毎月入れ直すことになります。
変わらない部分を入れた雛形を1つ作り、変わる部分だけを台帳の表から引いてくると、毎月入れるのは日付と数量くらいになります。前の月のファイルをコピーして作ると、前の月の数量が残ったまま出すことがあるので、変わる部分を空けた雛形から作ります。
最新のファイル探し
最新のファイルを探す時間をなくすと、古いファイルに数字を入れて後で入れ直す手間も一緒になくなります。最新のファイルが分からなくなるのは、同じ表をメールで送ったり、日付を付けたコピーを保存したりして、同じ情報が何か所にもできるからです。
保存する場所を共有フォルダの1か所に決め、表は1つのファイルにして、コピーを作らずに上書きします。月ごとの数字を残したいときは、ファイルを月ごとに分けず、同じ表に月の行か列を足していきます。
電卓での集計と書き写し
電卓で集計して表に書き写すのをやめると、合っているかを確かめるために電卓を打ち直す時間が要らなくなります。電卓で足した数字を表に写すと、足すときと写すときの2回、打ち間違える機会があります。
元の表にSUM関数を入れると、合計は表計算が自動で出します。客ごとや月ごとの合計は、条件に合う行だけを足すSUMIF関数で出せます。
社長しか分からない手順
社長しか分からない手順を書き出すと、社長が休んだ日や忙しい月末にも、家族や社員が同じ事務を進められます。手順が社長の頭の中にしかないと、どの表から何を写すかを知っている人が社長だけになり、ほかの人に頼むたびに説明が要ります。
社長しか分からない作業を次にするときに、開くファイルの名前や写す欄、確かめる所などを1行ずつ書き出します。書き出した手順は、事務をほかの人や社外に任せるときの資料にもなります。
書き出した手順を、そのまま任せる先はありますか
書き出した手順のうち、毎回同じ表から同じ書類を作る作業は、決まった手順を繰り返す定型業務です。当社は定型業務のAI自動化から社内システム開発まで引き受けていて、引き受ける作業はサービスのページで確かめられます。
今日から入れ直しを減らす手順とかかる時間
事務作業の入れ直しを減らす手順は次の4つで、直す前と直した後に1週間ずつ記録をつけるので、合わせて2週間かかります。直す作業は1つだけにし、直した後の1週間を前の週と比べます。
表計算のファイルか紙に、作業の名前、同じ情報を入れた回数、かかった分の3列を作ります。作業の名前は、6つの項目で×を付けた作業から書き始め、普段の呼び方で書きます。まず今日、15分だけ時間を取って表を作ります。
1週間、表に書いた作業をするたびに、同じ情報を入れた回数とかかった分を書き足します。同じ客の名前を見積書と請求書に入れたら、2回と数えます。家族や社員が担当している作業は、担当する人に同じ表へ書いてもらいます。月末にしかない作業は、直近4週間の回数とかかった分を思い出して書き、並べるときに4で割って1週間あたりにそろえます。
1週間たったら回数の多い順に並べ、いちばん上の作業を1つだけ選びます。選んだ作業で入れ直している情報を1つの台帳にまとめ、ほかの書類はその台帳から作ります。客の名前や住所なら、顧客台帳に客の番号を振って1行ずつ入れ、請求書の雛形には番号だけを入れて台帳につなぎます。台帳づくりと雛形の設定にかかった時間も記録の表に書いておくと、次の作業を直すときの見込みになります。
直した後の1週間も、同じ表で同じ作業の回数とかかった分を記録し、直す前の週と比べます。分が減っていれば、回数が次に多い作業に移ります。減っていなければ、台帳の外で入れ直している所が残っていないかを記録から探します。
直す作業を1つに絞るのは、いくつも同時に変えると、どの直し方で時間が減ったのかが分からなくなるからです。
記録の表は、例として3つの作業を書き入れると次のようになります。
作業 | 1週間に同じ情報を入れた回数 | 1週間にかかった分 |
|---|---|---|
見積書の作成 | 24回 | 96分 |
請求書の作成 | 30回 | 150分 |
月末の売上の集計 | 直近4週間に20回 | 直近4週間に120分 |
表の例では、請求書の作成が回数もかかった分もいちばん多いので、最初に直すのは請求書に客の名前や住所を入れる作業です。月末の集計は1回が長くて目立ちますが、4で割って1週間あたりに直すと5回、30分です。
請求書を台帳と同じファイルの中で作るときは、送り方にも気を付けます。
請求書を客に送るときは、台帳の入ったファイルごと送らず、請求書の部分だけをPDFにして送ります。ファイルごと送ると、ほかの客の名前や住所まで相手に渡ります。
×が多くて手が回らないときの任せ方
×が多くて自分で直す時間が取れない場合は、どの作業から減らすかを社長が決め、1つの表にまとめる仕組みづくりを任せます。どの作業を先に直すかは、取引先や客との約束、家族や社員の手の空き具合を知っている社長にしか決められないからです。
任せる前にそろえておくものは、次の3つです。
- 1週間の記録の表
- 今使っている見積書や請求書の見本
- 社長しか分からない手順を書き出したメモ
見本は、客の名前、住所、金額を消してから渡します。記録の表と見本がそろっていれば、頼む相手は、どの書類のどの欄に同じ情報が入っているかを見本で確かめられます。
記録の表はできたのに、直す時間が取れていませんか
1週間の記録で入れ直しの多い作業が分かっても、1つの表にまとめる仕組みを作る時間が取れない場合は、当社が定型業務のAI自動化から社内システム開発まで引き受けます。料金は個別にお見積もりします。
まとめ｜事務作業の効率化は入れ直しの回数から決める
事務作業の効率化は、ツールを選ぶ前に、どの作業で同じ情報を何回入れているかを確かめ、回数の多い作業から1つずつ直します。今日から進めることは、次の4つです。
- 6つの項目に〇×を付け、×の付いた作業を記録の表に書く
- 1週間、作業ごとに同じ情報を入れた回数とかかった分を記録する
- 回数のいちばん多い作業で入れ直している情報を1つの台帳にまとめ、書類はその台帳から作る
- 直した後の1週間を記録し、直す前の週と比べる
ここに挙げた項目は、どれも自分で直せます。×が多く、つなぐ仕組みを作る時間が取れない場合は、私たち合同会社Writers-hubが定型業務のAI自動化から社内のシステム開発まで引き受けます（料金は個別にお見積もりします）。
