行政書士のホームページ制作を頼む前に決める5つのこと｜契約で確かめる項目

「行政書士の集客に強い制作会社に頼めば、相談が来るサイトを作ってもらえそう」。行政書士向けの制作会社を選ぶ話では会社の比べ方が中心になりやすく、頼む会社を選べば出来が決まると思われがちです。ところが、業務の名前で探す依頼者に向けたサイトになるかは、どの業務のページを作り、料金と必要書類をどこまで載せ、誰が書き足すかを、事務所が頼む前に決めているかで変わります。

本記事では、頼む前に事務所で決める5つのことから、見積もりと契約書で確かめる項目まで、月額制のホームページ制作を提供する会社の視点で順を追ってお伝えします。

行政書士のサイトを作った後に困る4つの場面

行政書士の事務所がホームページを作った後に困るのは、次の4つの場面です。

• 「建設業許可」と市町村名で探した依頼者に、事務所のページが出てこない
• 報酬の改定や新しい業務の追加を頼むと、サイトに載るまで日数がかかる
• 制作会社を替えようとすると、サイトのデータやドメインを渡してもらえない
• 上がってきた原稿の手続きの流れや必要書類の誤りを、所長が1か所ずつ指摘する

4つのうち依頼者とのやり取りに響くのは、業務の名前で探しても出てこないことと、改定が載るまで日数がかかることです。業務の名前で探した依頼者は、検索結果に出たほかの事務所のページから問い合わせます。報酬の改定がサイトに載るまでの間は、依頼者が古い額を見て問い合わせ、所長が面談で額の違いを説明することになります。

データを渡してもらえないことと原稿の指摘は、作った後の費用と所長の時間に響きます。制作会社を替えるたびにサイトを一から作り直すことになり、原稿の指摘が続けば、所長は申請書類を作る時間を原稿の確認に使うことになります。

作った後に困る場面が起きる原因

業務の名前で探しても出てこない、改定が載るまで日数がかかる、データを渡してもらえない、原稿の指摘が続く、という4つの場面が起きる原因は、事務所が頼む前に、目的、範囲、名義の3つを決めていなかったことです。3つの中身と、決めていないと起きる場面は次のとおりです。

事務所が決めなかったことは、制作会社の標準の作り方で決まります。目的を決めずに頼むと、取扱業務を1ページに並べた構成で作られることがあります。業務ごとのページが無いので、「建設業許可」で探す依頼者に向けて対象や料金を説明するページが、サイトの中にありません。

範囲を決めていないと、制作会社は事務所の手続きの進め方を知らないまま原稿を書くので、所長が誤りを指摘する回数が増えます。作った後に誰が直すかも決まっていなければ、報酬の改定も業務の追加も、制作会社への依頼になります。

名義を決めていないと、制作会社が自社の名義でドメインを取ることがあります。名義が制作会社のままなら、解約したときに事務所が同じドメインを使い続けられるとは限りません。目的と範囲は頼む前に事務所で決め、名義は見積もりと契約書で確かめます。

行政書士が頼む前に事務所で決める5つのこと

行政書士が制作会社に頼む前に事務所で決めることは、次の5つです。5つを書いたメモを見積もりの前に渡せば、各社が同じ前提で見積もりを出すので、金額と中身を並べて比べられます。

どの業務のページを作るか

作る業務のページは、これから相談を増やしたい業務を2〜3に絞って決めます。業務ごとにページを分けるのは、事務所の名前を知らない依頼者が、「建設業許可」「遺言書の作成」のように業務の名前で探すからです。

絞るときは、増やしたい業務の中から、所長が手続きの流れと必要書類を自分で説明できる業務を選びます。最初から全部の業務にページを作ると、1ページにかけられる時間が減り、どのページの説明も、どの事務所のサイトにも書ける一般的な内容になります。

経営者

取扱業務は全部ページにしたほうが、いろいろな相談が来るのではありませんか。

Writers-hub
編集部

取扱業務の一覧には、全部の業務を載せてかまいません。対象や料金まで書いた業務のページを作るのは、増やしたい2〜3の業務からにします。一覧に載せた業務は、相談が来るようになった順にページを足していけます。

業務のページの原稿は、次の5つの欄に分けて書きます。

欄ごとの書き方は、行政書士のホームページは自作か依頼か｜費用と手間と更新で比べるでも紹介しています。

依頼者がどんな言葉で探すか

依頼者が探す言葉は、業務の名前に、市町村名、費用、必要書類のどれかを足した3通りで書き出します。3通りの言葉は、業務のページの見出しにそのまま使います。

費用で探す人は、頼んだときの総額を知りたい人です。必要書類で探す人は自分で集める書類を知りたい人で、自分で申請するか迷っている人もいます。

書き出すときは、Googleの検索窓に業務の名前と空白を入れ、下に並ぶ候補の言葉を見ます。候補のうち、市町村名、費用、必要書類に当たる言葉をメモに写せば、制作会社に渡す見出しの材料になります。

料金と必要書類をどこまで載せるか

料金は、事務所に掲示している報酬の額と同じ額を業務ごとに載せ、必要書類は依頼者が用意する書類の名前までを載せます。

行政書士は、行政書士法で、報酬の額を事務所の見やすい場所に掲示することになっています。日本行政書士会連合会の行政書士職務基本規則では、掲示に加えて、インターネットなどで公表するよう努めることも決まっています。掲示している報酬額表を写せば、料金の欄の下書きになります。

（参考：行政書士職務基本規則（日本行政書士会連合会））

申請先に納める手数料や証明書の取得費のように、報酬とは別にかかる実費は、報酬と分けて書きます。最低額だけを載せるなら、額が上がる条件を同じ欄に書きます。条件が書かれていないと、依頼者は載っていた額と見積もりの額の違いを、面談の場で初めて知ることになります。

必要書類は、依頼者が自分で集める書類の名前を並べ、事務所が取り寄せる書類は「事務所で取り寄せます」と1行で書きます。書類ごとの取り方まで載せると、申請先が様式や添付書類を変えたときに、直す箇所が増えます。

作った後に誰が書き足すか

作った後に書き足す人は、書き足す中身ごとに、所長、事務所の補助者、制作会社のどれにするかを決めます。行政書士のサイトで書き足すことになる中身は、次の4つです。

書き足す中身が決まれば、事務所で直せるようにしてもらう範囲も決まります。所長か補助者が書き足すなら、報酬の額や業務の説明を事務所で直せる作りにしてもらいます。制作会社に頼むなら、頼んでから載るまでの日数を見積もりの段階で確かめます。

Googleビジネスプロフィールを誰が登録するか

Googleビジネスプロフィールは、サイトの公開日に、事務所のGoogleアカウントで登録します。

登録を制作会社に頼む場合も、メインのオーナーは事務所のアカウントにし、制作会社のアカウントは管理者として加えてもらいます。制作会社のアカウントだけがオーナーになっていると、契約が終わった後に事務所が情報を直すには、前の制作会社に事務所のアカウントを加えてもらうか、Googleにオーナー権限をリクエストすることになります。

あわせて、事務所名、住所、電話番号の書き方をサイトとそろえます。サイトに「1丁目2番3号」、プロフィールに「1-2-3」と書くような違いもそろえておけば、地図から来た依頼者も、検索結果から来た依頼者も、同じ事務所だとすぐに分かります。事務所の固定電話と携帯電話を使い分けている場合は、依頼者にかけてほしい番号を1つ決め、サイトとプロフィールの両方に載せます。

見積もりと契約書で確かめる項目

見積もりと契約書で確かめるのは、頼む前に決めた5つを、制作会社が事務所の決めたとおりに引き受けられるかです。確かめる項目は次の5つです。

ドメインの名義は、とりわけ見落とされがちです。費用を事務所が払っていても、登録の名義が制作会社なら、解約のときに事務所へ移すには制作会社の側の手続きが要ります。

契約書に名義が書かれていなければ、解約のときに事務所へ移すことを書き加えてもらいます。名刺や封筒に刷ったURLを、制作会社を替えた後も使い続けるためです。

業務ページの原稿を書く時間が取れない場合

業務ページの原稿を書く時間が取れない場合は、所長が決める中身だけを手元に残し、原稿を書く作業を制作会社に任せます。報酬の額や取扱業務として載せる業務は、事務所の外の人には決められないためです。所長の手元に残すのは、次の3つです。

• 業務ごとの報酬の額と、額が変わる条件
• 取扱業務の一覧に載せる業務と、業務のページを作る業務
• 公開前の、行政書士職務基本規則に照らした表現の確認

任せるときは、事務所に掲示している報酬額表や、初回の面談で使っている手続きの説明、依頼者に渡している必要書類の一覧などを、そのまま制作会社に渡します。

説明に使っている書類が無い業務は、制作会社の担当者に聞き取りをしてもらい、話した内容から原稿を書いてもらいます。職務基本規則の広告宣伝の決まりは行政書士に向けたものなので、制作会社が書いた原稿でも、経歴や料金を書いた文は所長が自分で読んでから公開します。

確かめる項目ごとの当社の答え

当社のホームページ制作では、見積もりと契約書で確かめる項目などに、次のように答えます。

2年たった後も運用を頼む場合は、月額5,000円か年5万円（税別）です。打ち合わせはオンラインで行い、滋賀県彦根市とその周辺の事務所には訪問もできます。

当社の場合は初期費用0円・月額19,800円（税別・最低2年）です。