「中小企業のシステム開発は、中小企業向けの実績が多い開発会社を選べばうまくいく」。開発会社のサイトには中小企業向けの実績や対応できる業種が並んでいるので、合う会社さえ見つかれば任せられると考えがちです。
ところが、作ったのに社員が使わない、直してもらえないといったつまずきの多くは、頼む前に社長が「最初に作る範囲」と「作ったあと誰が直すか」を決めていなかったことから起きます。
本記事では、頼む前に社長が決める項目から、契約で確かめる項目、開発会社に渡す1枚の資料まで、社内システムの開発を請け負う会社の視点で順を追ってお伝えします。
- 使われない、直してもらえないというつまずきは、頼む前に範囲と直す人を決めていないと起きやすい
- 最初に作る範囲は、社員が毎日触る画面1つに絞る
- 社内の窓口を1人決め、週に1回、開発会社と進み具合を確かめる
- 契約では、持ち主、修正の窓口と料金、保守の範囲、連絡が取れなくなったときの引き継ぎを確かめる
- 決めたことは1枚の資料にまとめ、比べるすべての開発会社に同じものを渡す
システム開発を頼んだ中小企業が困る4つの場面
システム開発を頼んだ中小企業が困るのは、開発の途中よりも、作り終えて使い始めてからの4つの場面です。
作ったのに社員が使わないとき
受注から請求までの作業を一度にシステムにすると、画面と入力の欄が増え、社員は覚えきれないまま、慣れたExcelや紙に戻ります。使われない画面にも開発費はかかり、契約によっては保守費の対象にもなります。
データを取り出せないとき
顧客や受注のデータがシステムの中にしか無いと、Excelで集計したいときや、別のシステムに移すときに、自社で取り出す機能や権限が無ければ、開発会社にデータを出してもらうことになります。その作業が追加の費用として見積もられ、移す時期が延びることもあります。
修正を頼んでも進まないとき
入力の欄を1つ増やしたい、帳票の並びを変えたいといった小さな修正でも、誰に頼み、いくらかかるかが決まっていないと、そのたびに見積もりの依頼と社内の承認が行き来します。1か所を直すまでに時間がかかり、現場の社員は要望を出すのをためらうようになります。
開発会社と連絡が取れなくなったとき
担当者が辞めた、開発会社が事業をやめたといった理由で連絡が取れなくなると、別の会社に直してもらおうとしても、ソースコード（プログラムの元になる文章）が手元に無ければ、別の会社は中身を確認できず、直す見積もりを正確に出すのが難しくなります。サーバーの契約が開発会社の名義なら、システムが動いている場所に入ることもできません。
システム開発で困る原因は範囲と持ち主と直す人
作ったのに使われない、直してもらえないという場面の原因は、頼む前に次の3つを決めていなかったことにあります。
困る場面 | 頼む前に決めていなかったこと |
|---|---|
作ったのに社員が使わない | 最初に作る範囲 |
データを取り出せない | プログラムとデータの持ち主 |
修正を頼んでも進まない | 作ったあと誰が直すか |
開発会社と連絡が取れなくなった | 作ったあと誰が直すか、プログラムとデータの持ち主 |
3つとも、開発会社が案を出してくれることはあっても、決めるのは社内の事情を知る人です。何を作らずに済ませてよいか、社内で誰が窓口になれるかは、開発会社には分からないからです。
社内に情報システムの担当者がいる会社なら、担当者が範囲と持ち主と直す人を開発会社と詰めます。担当者がいない中小企業では、決める役目は社長に回ってきます。
システム開発を頼む前に社長が決める3つの項目
システム開発を頼む前に社長が決めるのは、最初に作る画面、社内の窓口になる人、作ったあとに直す人の3つです。
最初に作る画面
最初に作る範囲は、社員が毎日触る画面1つに絞ります。毎日触る画面なら、使われているかが翌日から分かります。直してほしい点も早く集まるので、2つ目の画面を頼むときに要望を入れられます。
画面1つの選び方は、次の4つの手順です。
受注、見積もり、発注、納品、請求のように、仕事が入ってからお金が入るまでの作業を、実際の順に紙に書きます。担当者の名前と、使っている道具（Excel、紙、電話など）も横に書きます。
書き出した作業のうち、誰かが毎日行う作業に印を付けます。月に1回の締めの作業や、年に数回の作業には付けません。
印を付けた作業から、同じ内容を何度も書き写している、探すのに時間がかかっているなど、手間の一番かかる作業を1つ選びます。
選んだ作業の画面のほかは、最初は作らないものとして書き出します。月次の集計の帳票や、取引先が見る画面などがここに入ります。
画面を1つに絞っても、その作業で毎日減る時間が分かれば、開発費の元が取れるかを判断できます。減る時間と開発費の比べ方は、システム開発の費用が妥当かを確かめる計算式で紹介しています。
経営者どうせ作るなら、受注から請求まで一度に頼んだほうが、まとめて安くなるのではないですか。
Writers-hub編集部
一度に頼むと、打ち合わせや画面の設計をまとめて進められる分、1画面あたりの費用が下がることはあります。ただ、使われない画面が出たときは、その分の開発費がそのまま残り、契約によっては保守費も払い続けることになります。最初の画面が毎日使われるのを確かめてから次を頼むと、2つ目からは社員の要望を入れて作れます。
社内の窓口になる人
社内の窓口は1人に決め、週に1回、開発会社と進み具合を確かめる時間を取ります。窓口が社長だけだと、社長の予定が埋まった週は返事が止まります。窓口が何人もいると、開発会社に食い違う要望が届きます。
窓口に向くのは、最初に作る画面で毎日作業をする担当者です。週に1回の時間には、作りかけの画面を窓口の人が触り、使いにくい点の直し方と、決めてほしい点を、開発会社と1つずつ決めます。社長が決める必要がある点だけを、窓口の人が社長に上げます。
作ったあとに直す人
作ったあとに直す人は、作った開発会社に続けて頼むことを基本にしつつ、別の会社にも頼める状態にしておくと決めます。どの規模の開発会社に頼んでも、別の会社に移せる状態にしておけば、連絡が取れなくなったときにシステムが止まったままになりません。
別の会社にも頼める状態にするには、著作権の帰属、別の会社が改修できる権利、ソースコードを納入物に含めるか、データの取り出し条件を契約で明確にし、引き継ぎに要る資料を受け取っておく必要があります。見積もりと契約の段階で確かめます。
最初に作る画面を1つに絞りきれずにいませんか
当社の業務効率化・自動化では、定型業務のAI自動化から社内システムの開発までを請け負っています。料金は内容に合わせて個別に見積もります。
見積もりと契約で確かめる4つの項目
見積もりと契約で確かめるのは、作ったあとも直し続けられるかを左右する4つの項目です。開発会社の選び方としてよく挙がる「サポート体制が整っているか」は、商談の印象では比べにくいものの、この4つに置き換えて見積書と契約書を読むと、会社ごとに比べられます。
プログラムとデータの持ち主
契約書では、作ったプログラムの著作権と、システムに入れたデータを、どちらのものにするかが書かれているかを確かめます。あわせて、データをCSV（表計算ソフトで開けるファイルの形式）などで、いつでも自社で取り出せるかも確かめます。
持ち主が書かれていないと、開発会社を変えるときに、ソースコードを渡してもらえるかが相手の判断になります。書かれていない条文を探すときは、IPA（情報処理推進機構）が公開している、受託開発と保守運用の契約書のひな型と並べると見つけやすくなります。ひな型はWord形式で、自社の契約に合わせて手直しして使えます。
（参考：情報システム・モデル取引・契約書（第二版）（IPA））
修正の窓口と料金
修正の窓口は、要望を送る先と、返事が来るまでの日数を確かめます。料金は、月の保守費に含まれる修正の量と、含まれない修正を1回ごとに見積もるのか、作業の時間で計算するのかを確かめます。
社内の窓口の人が週に1回まとめて要望を送る形にすると、開発会社の側も見積もりを1回にまとめられます。
保守の範囲
保守は、作ったシステムを止めずに動かし続けるための作業で、何を含むかは開発会社ごとに違います。見積書に「保守費」とだけ書かれていたら、次の4つの作業が含まれるかを聞きます。
- 止まったときの復旧
- サーバーの費用と管理
- セキュリティの更新
- 使い方の問い合わせへの回答
止まったときの復旧が含まれるなら、連絡してから何時間以内に対応を始めるかも契約書に書いてもらいます。機能の追加は、多くの場合、保守とは別の開発として見積もられます。
連絡が取れなくなったときの引き継ぎ
連絡が取れなくなったときに別の会社へ引き継げるかは、主に次の4つが自社の手元にあるかで決まります。
- ソースコード
- 自社の名義のサーバーとドメインの契約
- 管理画面とサーバーのログイン情報
- システムの仕組みを書いた資料
ソースコードは納品物に入れてもらい、自社が見られる場所に置いてもらいます。ドメインは、システムのURLのうち「〜.co.jp」などにあたる部分です。仕組みを書いた資料は、細かい設計書でなくてもかまいません。どの画面がどのデータを使っているかが分かる一覧があれば、引き継ぐ会社が見積もりを出せます。
4つの項目が契約書に書かれていなくても、それだけで開発会社を外す理由にはなりません。見積もりの段階で書き足してもらえるかを聞き、書き足してもらえるなら、その会社にも頼めます。
システム開発の依頼で開発会社に渡す1枚の資料
頼む前に決めた範囲・窓口・直す人は1枚の資料にまとめ、比べるすべての開発会社に同じものを渡します。同じ資料をもとにした見積もりなら、金額の違いの理由を比べられます。作る範囲の違いなのか、会社ごとの進め方の違いなのかを、見積もりの内訳で見分けられるためです。
1枚の資料は、次の例の〔 〕の中を自社の内容に置き換えて作ります。
システム開発のご相談（〔会社名〕）
今の作業の流れ
〔例：電話で受注し、受注表に手書きしてから、Excelの台帳に入力して請求書を作る〕
毎日使う人と人数
〔例：事務2名が毎日、営業3名が週に数回〕
一番手間のかかる作業
〔例：受注表の内容をExcelの台帳に書き写す作業。2名合わせて1日に約1時間〕
最初に作ってほしい画面
〔例：受注を入力すると、台帳と請求書の元になる一覧が出る画面〕
作らなくてよいもの
〔例：月次の集計の帳票、取引先が見る画面、スマートフォン向けの画面〕
社内の窓口
〔名前と役割。週に1回、〔曜日と時間〕に打ち合わせができます〕
作ったあとの希望
〔例：修正は続けて御社に頼みたい。ソースコードとデータは当社のものにしたい〕作らなくてよいものを書いておくと、開発会社が見積もりに含める範囲を推測で広げずに済みます。人数と時間は数字で書きます。2名合わせて毎日1時間かけている作業なら、画面1つで減る時間を、開発会社と同じ数字で話せます。
同じ1枚をもとに届いた見積もりの比べ方は、システム開発を依頼する前に社長が書き出す4つの項目で紹介しています。
決めることを整理する手が回らない場合
決めることを社内で整理する手が回らない場合は、仕事が入ってから請求までの作業を書き出した紙を1枚用意し、整理を外に任せる方法があります。
私たち合同会社Writers-hubは、業務効率化・自動化として、定型業務のAI自動化から社内システムの開発までを請け負っています。
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