「提案もないし、返事も遅いし、今のWeb制作会社はどこかおかしい」。毎月お金を払って任せているのだから、プロなら頼まなくても気づいたことを言ってくれるはず、と考えるのは自然です。ところが、制作会社の対応への違和感の原因は、会社の良し悪しではなく、何をしてもらう約束かが決まっていないか、サイトのデータとログイン情報を制作会社だけが持っているかの、どちらかに当たることが多くあります。どちらに当たるかが分かれば、確かめる書類と、次に頼む内容が決まります。
本記事では、違和感の原因の見分け方から、契約書・見積書とWhoisでの確かめ方、原因ごとに自分でやることまで、ホームページを作る側の視点で順を追ってお伝えします。
- 提案が来ない、修正が遅い、追加の費用を言われるといった違和感は、見積書と契約書に書いていない作業を期待しているときに起きやすくなります
- データを渡してもらえない、自社で文章を直せないといった違和感は、ドメインやログイン情報を制作会社だけが持っているときに起きやすくなります
- ドメインの名義はWhoisで調べ、サーバーの契約者とログイン情報は制作会社に文面で尋ねます
- 約束の範囲が原因なら頼む内容を決めて見積もりを取り、ベンダーロックインが原因ならログイン情報とデータを渡してもらいます
Web制作会社の対応がおかしいと感じる5つの場面
Web制作会社の対応をおかしいと感じるきっかけになりやすいのは、次の5つの場面です。
- 改善の提案が、制作会社から来ない
- 文章の修正を頼んでから、サイトに載るまで何日もかかる
- 頼んだ作業に、後から追加の費用を言われる
- アクセスの数字やサイトのデータを、頼んでも渡してもらえない
- 営業時間や料金の表示を、自社で直せない
当てはまる場面には、最後に起きた日と、そのとき頼んだことを書き添えておきます。見積書や契約書と見比べるときも、制作会社に文面で頼むときも、日付と頼んだ内容をそのまま使えます。
経営者相性の悪い制作会社に当たっただけで、別の会社に替えれば済む話ではないのですか。
Writers-hub編集部
替える前に、違和感の原因を確かめておくと、同じことを繰り返さずに済みます。何をしてもらう約束かを決めないまま替えると、次の会社でも頼んでいない作業はしてもらえません。データやログイン情報を今の会社だけが持っていれば、替えようとした時点でサイトを移せないことが分かります。
制作会社への違和感が当たる2つの原因
制作会社への違和感は、大きく分けると、何をしてもらう約束かが決まっていないことと、サイトのデータとログイン情報を制作会社だけが持っていることの2つに当たることが多くあります。後者は、IT業界でベンダーロックインにつながる状態の一例で、自社が持つ権限によっては、サイトを直すことや別の会社へ移すことに、作った会社（ベンダー）の協力が必要になります。
5つの場面を2つの原因に分けると、次の表のとおりです。
感じている違和感 | 当たりやすい原因 | 確かめる書類や画面 |
|---|---|---|
提案が来ない | 約束の範囲が決まっていない | 見積書の品目、契約書の保守や運用の条 |
修正が遅い | 約束の範囲が決まっていない | 契約書の修正の範囲と、反映までの日数 |
追加の費用を言われる | 約束の範囲が決まっていない | 見積書の品目と備考 |
データを渡してもらえない | ベンダーロックイン | ドメインとサーバーの名義 |
自社で直せない | ベンダーロックイン | 管理画面のログイン情報 |
データを渡してもらえない場面は、データの受け渡しが契約に書かれていないことと重なる場合もあるので、両方の原因を確かめます。
2つの原因は、確かめる書類も打つ手も違います。約束の範囲が原因なら、やってほしい作業を決めて頼み直せば、今の制作会社のままでも解消できます。ベンダーロックインが原因なら、ログイン情報とデータを自社の手元に移すまで、ほかの会社にサイトを直してもらうこともできません。
約束の範囲を契約書と見積書で確かめる手順
約束の範囲は、見積書と契約書を読み、「やると書いてあること」と「書いていないこと」を2列の表に書き分けると確かめられます。制作のときとは別に、保守や運用の契約を結んでいれば、その見積書と契約書も使います。
見積書の品目と備考を、表の「やると書いてあること」の列に1行ずつ書き写します。「保守費」のように中身が書かれていない品目は、名前だけを書き写します。
契約書の「業務の内容」「委託業務の範囲」などの条と、別紙の仕様書を読み、書かれている作業を同じ列に書き足します。修正の回数や反映までの日数が書かれていれば、数字も書き写します。
5つの場面で期待していたことのうち、左の列に無いものを「書いていないこと」の列に書きます。
書き分けた表は、たとえば次のとおりです。
やると書いてあること | 書いていないこと |
|---|---|
サーバーとドメインの更新の手続き | 毎月のアクセスの報告 |
月2回までの文章と写真の差し替え | 改善の提案 |
表示の不具合の修正 | 修正を反映するまでの日数 |
保守費（中身の記載なし） | 契約が終わるときのデータの受け渡し |
期待していたことが右の列にあれば、原因は約束の範囲です。右の列の作業は、制作会社から見れば頼まれていない作業なので、自社から頼まない限りしてもらえません。「保守費」のように中身の分からない品目は、含まれる作業を教えてほしいと制作会社に文面で尋ね、答えを左の列に書き足します。保守費や管理費に含まれやすい作業は、ホームページの月額管理費の内訳で取り上げています。
経営者契約書がどこにあるか分からないのですが、どうすればよいですか。
Writers-hub編集部
制作会社に、契約書と見積書の控えを送ってほしいと頼みます。控えが届くまでは、毎月の請求書の品目と、依頼したときのメールを見れば、何を頼んだかを書き出せます。
ベンダーロックインかを確かめる3つの項目
ベンダーロックインかどうかは、ドメインの名義、サーバーの契約者、管理画面のログイン情報の3つが、自社の手元にあるかで確かめます。制作会社だけが持つものがあれば、移すときに制作会社の協力が必要になることがあります。
ドメインの名義
ドメインは、「〇〇.co.jp」のような、サイトとメールアドレスの住所にあたる文字列です。ドメインの名義は、Whois（ドメインの登録者を調べる仕組み）を使えば、制作会社に尋ねずに調べられる場合があります。
ドメインの末尾が「.jp」ならJPRS WHOISを、「.com」「.net」などなら、RDAPという方式を使うICANN Lookupを開きます。
JPRS WHOISでは、検索タイプで「ドメイン名情報」を選び、検索キーワードにドメインを入れて「検索」を押します。
「.jp」だけで終わるドメインは「登録者名」の欄が名義で、「有効期限」の欄でドメインの有効期限を確かめられます。料金の支払期限や更新手続きの期限は、契約している事業者に確かめます。「.co.jp」は「組織名」の欄が名義です。
（参考：JPRS WHOIS（日本レジストリサービス）、ICANN Lookup（ICANN））
名義の欄に制作会社の名前が出ていたら、ドメインの登録者は制作会社です。「.jp」や「.com」などでは登録者名が非表示になっていることがあり、名義が分からないときは制作会社に尋ねます。
「.co.jp」は、日本で登記している会社などが登録できるドメインです。「組織名」の欄に、自社の名前と制作会社の名前のどちらが出ているかを確かめます。「.co.jp」のサイトでは、ドメインの更新の手続きと費用の支払いを誰がしているかを、制作会社に尋ねます。
（参考：JPドメイン名の種類と対象（日本レジストリサービス））
サーバーの契約者
サーバーは、サイトのデータを置いておく場所で、サーバー会社と契約して借ります。サーバーの契約者はWhoisでは分からないので、制作会社に尋ねます。契約者が制作会社なら、制作会社との契約が終わったとき、データを別のサーバーへ移さない限り、サイトが表示されなくなることがあります。
管理画面のログイン情報
管理画面は、サイトの文章や写真を直すための画面です。ログインのIDとパスワードが自社の手元に無ければ、営業時間を1行直すにも、制作会社の作業を待つことになります。ログイン情報が社内で見つからないときの取り戻し方は、ホームページを自分で更新できない4つの原因で紹介しています。
アクセスの数字を見るGoogleアナリティクスも、制作会社のGoogleアカウントだけで設定していると、自社では数字を見られません。Googleアナリティクスでユーザーを追加できるのは「管理者」の役割を持つ人だけなので、自社のGoogleアカウントを管理者として追加してもらいます。
ドメインもログイン情報も、制作会社の手元にありませんか
当社のお店向けのホームページ制作では、お店が管理画面で文章や写真を差し替えられ、2年後にサイトとドメインがお客様のものになります。
原因が分かった後に自分でやること
原因が分かった後に自分でやることは、約束の範囲が原因なら頼む内容を決めること、ベンダーロックインが原因ならログイン情報とデータを渡してもらうことです。
約束の範囲が原因のときにやること
「提案がない」と感じたときは、毎月の報告や提案が契約に入っているかを確かめ、入っていなければ自社から頼む内容を決めます。手順は次の4つです。
書き分けた表の左の列に、毎月の報告や提案があるかを見ます。
左の列にあるのに届いていなければ、いつ、どの形で受け取る約束かを制作会社にメールで尋ね、届いていない月の分を頼みます。
右の列にしか無ければ、毎月知りたい数字と、提案してほしい時期を自社で決めます。「サイトからの問い合わせの件数を毎月知りたい」「夏季休業の1か月前に案内のページを作ってほしい」のように、数字と時期で書きます。
決めた内容を制作会社にメールで送り、毎月の費用がいくら増えるかの見積もりを頼みます。
修正が遅い場面と、追加の費用を言われる場面も、同じ順番で進めます。修正なら頼んでから何日でサイトに載せるかを、費用なら毎月の費用に含む作業を決めて、制作会社と文面で取り決めます。
ベンダーロックインが原因のときにやること
ベンダーロックインが原因なら、制作会社だけが持っているものを、自社に渡してもらうよう文面で頼みます。ログイン情報とデータの依頼は、契約を続けたままでも出せます。自社のサイトを自社でも管理するための依頼で、契約をやめる話とは別だからです。制作会社に送る文例は次のとおりです。
件名：ホームページの管理に必要な情報のご確認のお願い
〇〇株式会社 ご担当者様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。自社のホームページを社内でも管理できるようにするため、次の5点をお願いできますでしょうか。
- サイトの管理画面のログインIDとパスワード
- サーバーの契約者の名義
- ドメイン（〇〇.co.jp）の更新の手続きと費用の支払いを、どなたがされているか
- サイトのデータ一式（ファイルとデータベース）を受け取る方法と費用
- Googleアナリティクスに、弊社のGoogleアカウントを管理者として追加していただくこと
パスワードは、このメールとは別のメールでお送りください。お手数ですが、〇月〇日までにご返信いただけますと助かります。
返事が届いたら、届いた日付と中身を、場面を書き添えたメモに加えておきます。
渡せないと言われたときや、データの受け渡しに求められた費用に納得できないときは、自社で判断しません。契約書と送ったメール、届いた返事を持って、弁護士に相談します。
手が回らないときの任せ方
手が回らないときは、Whoisでドメインの名義を調べることと、文例のメールを送ることの2つだけを自社で済ませ、サイトの作り直しを任せる方法があります。名義と返事がそろえば、作り直しを頼まれた会社は、今のドメインのままサイトを移せるかを判断できます。
合同会社Writers-hubのお店向けのホームページ制作では、10ページまでのサイトで、毎月30分までの打ち合わせがあります。ブログやお知らせの個別のページは、10ページに数えません。
データを自社で持てる形に作り直したいお店は、当社が初期費用0円・月額19,800円（税別・最低2年）でサイトを作り、2年後にサイトとドメインがお客様のものになるようにします。途中で解約するときは制作費の残りを払います。
